5 Bewertungen

Altakten selbst vernichten oder eine professionelle Aktenvernichtung wählen?

Die Vernichtung von Altakten ist in jedem Unternehmen eine Notwendigkeit. Einerseits, um wieder Platz im Archiv zu schaffen. Andererseits besteht nach dem Bundesdatenschutzgesetz die Verpflichtung, personenbezogene Daten ordnungsgemäß zu vernichten, um die Privatsphäre der Kunden zu schützen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist ferner der Schutz der eigenen Geschäftsdaten vor Ausspähung. Denn eine missbräuchliche Datenverwendung durch Unbefugte kann zu Rufschäden sowie auch zu hohen Schadensersatzforderungen führen.

Die Aktenvernichtung können Sie entweder selbst durchführen oder aber einen professionellen Dienstleister beauftragen.

 

Vernichtung der Akten in Eigenregie

Lohnt es sich alte Akten selber zu vernichten?

Sofern Sie Ihre Altakten selbst vernichten möchten, sollten Sie hierzu einige wichtige Punkte beachten und auch die nicht unwesentlichen Nachteile kennen.

Rechtliches
Die Aktenvernichtung unterliegt der seit dem 25.05.2018 geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), wobei die DIN 66399, als Stand der Technik, Anwendung findet. Die Daten werden hierbei in bestimmte Sicherheitsstufen eingeteilt, die Vorgaben dahingehend enthalten, wie diese zu vernichten sind. Insbesondere bei personenbezogenen Daten ist es rechtlich nicht ausreichend, die Akten nur durch einen beliebigen Schredder zu schicken. 

Hoher organisatorischer Aufwand
Datenschutz ist nach wie vor Chefsache. Es muss ein den Anforderungen der DSGVO gerecht werdender Datenvernichtungsprozess implementiert werden. Das ist gerade bei kleinen Firmen sehr aufwendig. In Unternehmen ab 10 Mitarbeitern muss zudem der Datenschutzbeauftragte bei der Aktenvernichtung eingebunden werden.

Hoher Zeit- und Personalaufwand
Wenn die Datenvernichtung durch eigene Mitarbeiter erfolgt, stehen diese während dieser Zeit nicht für ihre eigentlichen Aufgaben zur Verfügung, sind also unproduktiv. Bei entsprechenden Mengen an zu vernichtenden Unterlagen kann dies sehr teuer werden. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen:
 

Eine Menge von 30 Aktenordnern mit dem Format DIN A4 soll vernichtet werden. Der zur Verfügung stehende, sehr leistungsfähige Schredder schafft in einem Durchgang 12 Blatt Papier. Das ist schon viel, da gute Mittelklasse-Schredder pro Durchgang normalerweise nicht mehr als 10 bis 11 Blatt Papier bewältigen können. Ferner wird eine Büro-Assistenzkraft mit einem Bruttostundenlohn von 12,00 Euro für diese Aufgabe abgestellt:

Menge:30 Aktenordner
Zeitaufwand:5 h 55 min
Kosten:71,00 Euro
Kosten pro Ordner:2,37 Euro

Die Kosten sind beachtlich. Der hohe Zeitaufwand resultiert u.a. auch daraus, dass Büro- und Heftklammern usw. vor dem Schreddern entfernt werden müssen. 

Dagegen würde ein professioneller Dienstleister die gleiche Menge an Aktenordnern zu einem Preis von ca. 1,06 Euro pro Ordner vernichten. Dies entspricht einer Ersparnis von über 50 % bei einer geringen Menge. Bei größeren Mengen werden die Preise für eine professionelle Aktenvernichtung wesentlich günstiger.

Aktenvernichtung durch professionelle Dienstleister

Aktenvernichtung durch professionelle Dienstleister

In Anbetracht des hohen Aufwandes, der hohen Kosten sowie der rechtlichen Anforderungen lohnt es sich, einen professionellen Dienstleister einzuschalten. 

Geringer organisatorischer Aufwand
Die aufwendige Implementierung eines eigenen Datenvernichtungsprozesses entfällt. Professionelle Aktenvernichter beraten Sie bei der Festlegung der entsprechenden Sicherheitsstufen und garantieren die ordnungsgemäße Vernichtung gemäß BDSG und DSGVO.

Minimaler Zeit- und Personalaufwand
Professionelle Dienstleister stellen spezielle Behälter bzw. Container bereit, die lediglich mit den zu vernichtenden Unterlagen befüllt werden müssen. Um alles Weitere brauchen sich die Mitarbeiter nicht zu kümmern. Büro- und Heftklammern müssen nicht entfernt werden.

 

Fazit

Wer einen professionellen Aktenvernichter beauftragt, minimiert Haftungsrisiken, wird in allen wichtigen Fragen kompetent beraten, 

vermindert die Anzahl unproduktiver Stunden seiner Mitarbeiter und erreicht zusätzlich eine Kostenersparnis von deutlich über 50 %.