Diese Unterlagen können Sie 2024 vernichten

Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen Sie Daten, Dokumente, Unterlagen und Akten über viele Jahre einlagern. Das nimmt Platz ein und ist mit Kosten verbunden. 

Aktenschränke oder Archive regelmäßig nach abgelaufenen Akten durchzusehen, minimiert das Sicherheitsrisiko und Ihre Kosten der Lagerung. Die beste Lösung, nach Ablauf der Fristen für Datensicherheit zu sorgen, ist oft eine professionelle Aktenvernichtung. 

Wir zeigen Ihnen, welche Dokumente Sie ab dem 1.1.2024 unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist entsorgen dürfen.

Art der Unterlagen Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
In Jahren
Jahrgänge, die vernichtet werden können
A
Abhängigkeitserklärungen 10 2013
Abkürzungsverzeichnis (erklärend) 10 2013
Abrechnungsunterlagen 10 2013
Abschlagszahlungen 10 2013
Abschlussbuchungsbelege 10 2013
Abschlusskonten 10 2013
Abschlussrechnungen 10 2013
Abschreibungsunterlagen 10 2013
Abtretungserklärungen 6 2017
Abwertungsbelege 10 2013
Akkordunterlagen 10 2013
Akkreditive 6 2017
Aktenvermerke 6 2017
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse 6 2017
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10 2013
Angebote (erhaltene und Kopien versandter) 6 2017
Angestelltenversicherung (Belege) 10 2013
Anhang (zum Jahresabschluss) 10 2013
Anlageninventare 10 2013
Anlagenkartei 10 2013
Anlagenunterhaltungskosten 10 2013
Anlagenverzeichnis 10 2013
Anlagevermögensbücher und -karteien 10 2013
Anleihebücher 10 2013
Anleihen 6 2017
Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen 6 2017
Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) 6 2017
Anzahlungsunterlagen 6 2017
Arbeitgeberzuschusskarten 6 2017
Arbeitnehmersparzulage (Verträge) 6 2017
Arbeitsanweisungen 10 2013
Auftragsbestätigungen 6 2017
Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter) 6 2017
Auftragsbücher 6 2017
Auftragskostenbelege 10 2013
Auftragszettel 10 2013
Aufzeichnungen 10 2013
Ausfuhrunterlagen 6 2017
Ausgangsrechnungen 10 2013
Ausschusslisten als Buchungsbelege 10 2013
Außendienstabrechnungen 10 2013
Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) 6 2017
Außenhandelsunterlagen 6 2017
Auszahlungsbelege 10 2013
B
Bahnabrechnungen 10 2013
Bahnfrachtbriefe 6 2017
Bankbelege 10 2013
Bankbürgschaften 6 2017
Bareinkaufs- und Verkaufsrechnungen 10 2013
Bauakten 6 2017
Bauantragskostennachweise 6 2017
Baubücher 10 2013
Baugenehmigungen 6 2017
Beförderungspapiere 6 2017
Beherrschungsverträge 10 2013
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 10 2013
Belege 10 2013
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10 2013
Bestandsberichtigungen 10 2013
Bestandsermittlungen 10 2013
Bestandsverzeichnisse 10 2013
Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) 6 2017
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen 10 2013
Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege) 6 2017
Betriebskostenrechnungen 10 2013
Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) 10 2013
Betriebsprüfungsberichte 6 2017
Betriebsunfallunterlagen 6 2017
Bewertungsunterlagen 10 2013
Bewirtungsunterlagen 10 2013
Bilanzbücher 10 2013
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 2013
Bilanzkonten 10 2013
Bilanzprotokolle für die EDV 10 2013
Bilanzunterlagen 10 2013
Bons 10 2013
Börsenaufträge 6 2017
Bruttoerlösnachweise 6 2017
Bruttolohnlisten 6 2017
Bruttolohnsammelkarten 6 2017
Bruttolohnstreifen 6 2017
C
Carnetunterlagen 6 2017
Clearingauszüge 6 2017
Clearing-Belege 10 2013
Code-Pläne für Verständnis der Buchführung 10 2013
Computerausdrucke mit Buchungsdaten 10 2013
COM-Verfahrensbeschreibungen 10 2013
D
Darlehenskonto 10 2013
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 2017
Datensicherungen 10 2013
Dauerauftragsunterlagen 6 2017
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) 10 2013
Dauervorschüsse 10 2013
Debitorenkonen 10 2013
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) 10 2013
Deklarationen (Versandunterlagen) 6 2017
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 10 2013
Depotbestätigungen 10 2013
Depotbücher 10 2013
Deputatunterlagen 6 2017
Devisenunterlagen 6 2017
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV 10 2013
Dubiosenbücher 10 2013
E
Edelmetallbestände 10 2013
Edelmetallumsätze 10 2013
EDV-Journal 10 2013
Effektenbuch 10 2013
Effektenkassenquittungen 10 2013
Eichaufnahmen 6 2017
Einfuhrunterlagen 6 2017
Eingangsrechnungen 10 2013
Eingangsüberweisungsträger 6 2017
Eingliederungsverträge 10 2013
Einheitswertunterlagen 6 2017
Einkaufsbücher 10 2013
Einnahmenüberschussrechnung 10 2013
Einzahlungsbelege 10 2013
Energieverbrauchsunterlagen 6 2017
Erlösjournale 10 2013
Eröffnungsbilanzen 10 2013
Ersatzkassenunterlagen 6 2017
Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) 6 2017
Exportunterlagen 6 2017
Expressauslieferungsbücher 10 2013
F
Fahrtenbücher 10 2013
Fahrtkostenerstattungen 10 2013
Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer (soweit keine Buchungsbelege) 6 2017
Fakturierjournale 10 2013
Fehlerjournale als Buchungsbelege 10 2013
Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung 10 2013
Fernschreiben (Handelsbriefe) 6 2017
Feuerversicherungsunterlagen 6 2017
Finanzberichte 6 2017
Frachtbriefe 6 2017
Frachtunterlagen 6 2017
Freistemplerabrechnungen 10 2013
Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) 10 2013
Fürsorgeunterlagen 6 2017
G
Gebrauchsmusterunterlagen 6 2017
Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) 10 2013
Gehaltskonten 6 2017
Gehaltslisten 10 2013
Gehaltsquittungen 10 2013
Gehaltsvorschusskonten 10 2013
Geschäftsberichte 10 2013
Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften) 6 2017
Geschenknachweise 6 2017
Gesellschaftsverträge 10 2013
Gewährleistungsverpflichtungen 6 2017
Gewerbesteuerunterlagen 6 2017
Gewinn- und Verlustrechnung 10 2013
Gewinnabführungsverträge 10 2013
Gewinnfeststellungen 6 2017
Grundbuchauszüge 10 2013
Grundlohnlisten 10 2013
Grundstücksunterlagen 6 2017
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10 2013
Gutschriftanzeigen 10 2013
H
Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen 10 2013
Handelsbilanz 10 2013
Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) 6 2017
Handelsbücher 10 2013
Handelsregisterauszüge 6 2017
Hauptabschlussübersicht 10 2013
Hauptbücher und -karteien 10 2013
Hauptbuchkonten 10 2013
Hinterlegungsscheine 6 2017
Hypothekenpfandbriefe 6 2017
I
Importrechnungen 10 2013
Importunterlagen 6 2017
Inkassobücher 10 2013
Inventare 10 2013
Inventare als Bilanzunterlagen 10 2013
Inventurunterlagen 10 2013
Investitionsabrechnungen 6 2017
Investitionszulagenunterlagen 6 2017
J
Jahresabschlüsse 10 2013
Jahresabschlusserläuterungen 10 2013
Jahresabschlusslisten 10 2013
Jahreskontoblätter 10 2013
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 2013
Jubilarfeierunterlagen 10 2013
Jubiläumsunterlagen 10 2013
K
Kalkulationsunterlagen 6 2017
Kantinenunterlagen 10 2013
Kapitalerhöhungsunterlagen 6 2017
Kapitalverkehrssteuerunterlagen 6 2017
Kassenberichte 10 2013
Kassenbücher u. -blätter 10 2013
Kassenstreifen 6 2017
Kassenzettel (Buchungsunterlage) 10 2013
Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) 6 2017
Kaufverträge 6 2017
Kilometergeldabrechnungen 10 2013
Kommissionslisten 6 2017
Konnossemente 6 2017
Konsignationsunterlagen 6 2017
Kontenpläne/Kontenplanänderungen 10 2013
Kontenregister 10 2013
Kontoauszüge 10 2013
Kontokorrentbücher 10 2013
Kostenartenpläne 10 2013
Kostenstellenpläne 6 2017
Kostenträgerrechnung 6 2017
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) 10 2013
Kostenvoranschläge 6 2017
Kreditorenkonten 10 2013
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 2017
Kurssicherungsunterlagen 10 2013
Kurzarbeitergeldanträge 6 2017
Kurzarbeitergeldlisten 6 2017
L
Ladescheine 10 2013
Lageberichte 10 2013
Lagerbuchführungen 10 2013
Lagerprotokolle 6 2017
Leasingunterlagen 6 2017
Leergutabrechnungen 6 2017
Lieferscheine 10 2013
Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) 10 2013
Lizenzunterlagen 10 2013
Lohnbelege 10 2013
Lohnkonto (siehe Anmerkungen) 6 2017
Lohnlisten 10 2013
Lohnsteuerunterlagen 10 2013
Lohnunterlagen 6 2017
Lohnvorschusskonten 10 2013
Luftfrachtbriefe 6 2017
M
Magnetbänder (mit Buchfunktion) 10 2013
Mahnbescheide 6 2017
Mahnungen 6 2017
Maklerschlussnoten 6 2017
Materialabrechnungen 10 2013
Materialbeanstandungen 6 2017
Materialentnahmescheine 6 2017
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 2017
Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung 10 2013
Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen 6 2017
Mikrofilmverfahrensbeschreibungen 10 2013
Montageversicherungsakten 10 2013
Mutterschaftsgeldunterlagen 10 2013
N
Nachkalkulationen 10 2013
Nachnahmebelege 10 2013
Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege) 6 2017
Nebenbücher 10 2013
Nettolohnlisten 10 2013
Nutzflächenermittlung 10 2013
O
Obligationen 6 2017
Offene-Posten-Listen 10 2013
Orderpapiere 6 2017
Organisationsunterlagen der Buchführung 10 2013
Organschaftsabrechnungen 10 2013
Organschaftsverträge 10 2013
P
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 2017
Patentunterlagen 6 2017
Pensionsrückstellungsunterlagen 10 2013
Pensionszahlungen 10 2013
Pfandleihbücher 10 2013
Pfändungsunterlagen 10 2013
Portokassenbücher 10 2013
Postaufträge 6 2017
Postbankauszüge 10 2013
Postbankbelege 10 2013
Postscheckbelege 10 2013
Preislisten 6 2017
Preisvereinbarungen 6 2017
Privatentnahmebelege 10 2013
Programmbeschreibung für EDV 10 2013
Proteste (Scheck, Wechsel) 6 2017
Protokolle (Buchungsbelege) 10 2013
Protokolle (soweit keine Buchungsbelege) 6 2017
Provisionsabrechnungen 10 2013
Prozessakten 10 2013
Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) 10 2013
Q
Qualitätsberichte 6 2017
Quittungen 10 2013
R
Rechnungen 10 2013
Rechnungsabgrenzungsermittlung 10 2013
Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege) 6 2017
Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer/ für Unternehmer 10 2013
Rentenversicherungsnachweise 6 2017
Repräsentationsaufwendungen 10 2013
Repräsentationskosten 10 2013
Rückstellungsunterlagen 10 2013
Rückwareneingangsjournale 6 2017
S
Sachanlagevermögenskarteien 10 2013
Sachkonten 10 2013
Saldenbestätigungen 10 2013
Saldenbilanzen 10 2013
Schadensmeldungen und -unterlagen 6 2017
Scheck- und Wechselunterlagen 6 2017
Scheckbestandsaufnahmen 10 2013
Schecks 10 2013
Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) 6 2017
Schriftwechsel 6 2017
Schuldtitel 10 2013
Sicherungsübereignungen 6 2017
Skontounterlagen 10 2013
Sondergutschriften 10 2013
Sozialpläne 6 2017
Sozialversicherungsbeitragskonten 6 2017
Sparprämienanträge 6 2017
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 2013
Spendenbescheinigungen 10 2013
Steuerbescheide und -erklärungen 10 2013
Steuerrückstellungsberechnungen 10 2013
Steuerunterlagen 6 2017
Stornobelege 10 2013
Stundenlohnzettel als Buchungsbelege 10 2013
T
Teilzahlungsbelege 6 2017
Telefonkostennachweise 10 2013
Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) 6 2017
Testate als Bilanzteil 10 2013
Transportschadenunterlagen 6 2017
Transportversicherungsanmeldungen 6 2017
Trennungsgeldermittlungen 10 2013
U
Überstundenlisten 6 2017
Überweisungsbelege 10 2013
Umbuchungsbelege 10 2013
Umsatzsteuervergütungen 10 2013
Umsatzsteuervoranmeldungen 10 2013
Umwandlungsbilanzen 10 2013
Umwandlungsunterlagen 6 2017
Unfallversicherungsunterlagen 6 2017
Unternehmerlohnverrechnungen 6 2017
Urlaubslisten für Rückstellungen 10 2013
V
Valuta-Belege 10 2013
Verbindlichkeiten 10 2013
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 2013
Verfrachtungsaufträge 6 2017
Verkaufsbücher, -journale 10 2013
Vermögensteuerunterlagen 6 2017
Vermögensverzeichnis 10 2013
Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen) 6 2017
Verpfändungsunterlagen 10 2013
Verrechnungskonten 10 2013
Verrechnungspreisunterlagen 10 2013
Versand- und Frachtunterlagen 6 2017
Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege 10 2013
Versicherungspolicen 6 2017
Versteigerungsunterlagen 6 2017
Verträge 6 2017
Vertreterunterlagen 6 2017
Verwahrungsbücher für Wertpapiere 10 2013
Viehregister 10 2013
Vollmachten (Urkunden) 6 2017
Vollständigkeitserklärungen 10 2013
Vorauszahlungsbelege 10 2013
Vorschusskonten 10 2013
Vorschusslisten als Buchungsbelege 10 2013
W
Währungsforderungen 10 2013
Warenabgabescheine 6 2017
Warenbestandsaufnahmen 10 2013
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 2013
Warenverkehrsbescheinigungen 6 2017
Wechsel 6 2017
Wechsel als Buchungsbeleg 10 2013
Wechselbuch 10 2013
Wechselobligation 10 2013
Weihnachtsgratifikation 10 2013
Werbegeschenknachweise 10 2013
Werbekosten, Belege über 10 2013
Werksrentenanträge 6 2017
Werkstattabrechnungen 10 2013
Werkzeugkosten, Belege über 10 2013
Werkzeugregister als Inventar 10 2013
Wertberichtigungen 10 2013
Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen 10 2013
Wertpapierkurse als Buchungsbelege 10 2013
Wildhandelsbücher 10 2013
Wohnungsbauunterlagen 6 2017
Z
Zahlungsanweisungen/-belege 10 2013
Zahlungsträger 10 2013
Zeichnungsvollmachten 6 2017
Zessionen 6 2017
Zinsabrechnungen 10 2013
Zinsberechnungen als Buchungsbeleg 10 2013
Zinsberechnungsunterlagen 6 2017
Zinsstaffeln 6 2017
Zollbelege 6 2017
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer 10 2013
Zugangsbelege 10 2013
Zuschüsse des Arbeitgebers 10 2013
Zustellungsquittungen 6 2017
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) 10 2013

Neue Regelungen des Bürokratieentlastungsgesetzes III

 

Archivierung elektronisch gespeicherter Steuerdokumente

Das Finanzamt darf im Zuge einer Außenprüfung von jedem Steuerpflichtigen die Einsicht in dessen Datenverarbeitungssystem verlangen und sowohl dessen Nutzung als auch die erstellten Steuerdaten kontrollieren. 

Darüber hinaus kann die maschinelle Auswertung von Daten oder Aushändigung von Datenträgern mit den entsprechenden Informationen gefordert werden. 

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt auch dann, wenn das Datenverarbeitungssystem gewechselt wird oder Daten ausgelagert werden. 

Neue Regelungen des Bürokratieentlastungsgesetzes III

Bisher musste dazu auch das System während der gesamten Zeitspanne erhalten werden. Für Daten, deren Aufbewahrungsfrist nach dem 31.12.2020 beginnt, genügt es künftig, 5 Jahre nach einem Wechsel des Systems oder einer Auslagerung der Daten einen Datenträger mit den digital gespeicherten Steuerunterlagen bereitzuhalten. 

Die gesetzliche Regelung hierzu finden Sie im aktualisierten § 147 Abs 6 S. 6 AO sowie im Anwendungserlass zur Abgabenordnung im Art. 97 § 19b Abs. 2 AEAO.

Berechnung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für das Jahr 2024

Berechnung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen 2020

Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung in laufend geführte Aufzeichnungen vorgenommen wurde. 

Das heißt, nachdem die letzten Buchungen erfolgt sind, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss, die Inventur oder der Lagerbericht abgeschlossen ist. 

Für Geschäfts- oder Handelsbriefe gilt als Fristbeginn der Ablauf des Jahres, in welchem sie versandt oder empfangen worden sind. 

Bei Buchungsbelegen oder anderweitigen Unterlagen ist der Ablauf des Kalenderjahres, in welchem sie entstanden sind, ausschlaggebend.

Wenn zum Beispiel die letzten Buchungen für 2012 im darauffolgenden Jahr 2013 vorgenommen wurden, dürfen Sie ab dem 1.1.2024 sämtliche Unterlagen für 2012 vernichten; denn die Aufbewahrungsfrist für die 2012 erstellten Daten beginnt mit dem Jahreswechsel 2013 / 2014, läuft 10 Jahre und endet zum Jahreswechsel 2023 / 2024. Nach Ablauf der Frist ist die Aktenvernichtung von Rechts wegen möglich.

Hinweis:
Falls das Finanzamt vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist, in unserem Beispiel also bis zum 31.12.2023, in Schriftform eine Außenprüfung ankündigt, verlängert sich die Frist entsprechend!

Kostenloser Download aller Aufbewahrungsfristen 2024

Hier finden Sie eine umfangreiche Tabelle mit weiterführenden Informationen und den Aufbewahrungsfristen für Ihre kaufmännischen Unterlagen - von "A" wie Abhängigkeitserklärungen bis zu "Z" wie Zwischenbilanz.

Vorsicht: Aussetzung der Aufbewahrungsfrist

Die allgemeine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt nur dann, wenn Steuerbescheide uneingeschränkt rechtswirksam sind.

Aufbewahrungsfristen

Im Zweifel sollte die Buchhaltung mit der Aktenvernichtung warten und die Unterlagen länger aufbewahren.

Doch welche Dokumente und Daten sind in der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist miteinbegriffen? 

Die Frage lässt sich allgemein wie folgt beantworten: Unterlagen, die als Buchungsgrundlage verwendet wurden, müssen durch den Steuerpflichtigen 10 Jahre lang aufbewahrt werden, andere wichtige Dokumente nur 6 Jahre.

Zur Eindämmung der Schwarzarbeit wurde weiterhin eine Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen gesetzlich festgelegt. Sie beträgt 2 Jahre.

Einige Dokumente sollten sogar etwa 30 Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu zählen:
  • Urteile
  • Mahnbescheide
  • Prozessakten


Unterlagen, die grundsätzlich nie entsorgt, sondern ein Leben lang aufgehoben werden sollten, sind beispielsweise:

  • Geburtsurkunden, Taufscheine und Heiratsurkunden
  • Sterbeurkunden von Angehörigen
  • Ärztliche Gutachten
  • Abschlusszeugnisse
  • Ausbildungsurkunden
  • Dokumente zur Rentenberechnung mit den dazugehörigen Arbeitsverträgen, Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen