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Aktenvernichtung: So gehen Sie richtig vor

Trotz des wachsenden Einsatzes digitaler Medien ist das papierlose Büro noch immer ein Konzept der Zukunft. In jedem Unternehmen und jeder Behörde fallen große Mengen an Akten an, die im Sinne von Datenschutz und Datensicherheit behandelt werden müssen. 

Dazu zählt auch die Aufgabe, sie der datenschutzgerechten Vernichtung zuzuführen. Die professionelle Aktenvernichtung bietet auf diesem Wege Unterstützung an.

Professionelle Unterstützung

In jedem Unternehmen fallen sensible Daten in Papierform an, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von meist zehn Jahren in großen Mengen vernichtet werden müssen. Vertrauliche Dokumente, die beispielsweise Personalfragen behandeln oder eine interne Besprechung aufschlüsseln, gilt es ordnungsgemäß zu vernichten. Eine Behörde macht sich gar strafbar, wenn sie Altakten der Abfallentsorgung zuführt, ohne sie etwa dem zuständigen Archiv zur Durchsicht vorgelegt zu haben.

Dienstleister bieten an dieser Stelle die Möglichkeit, eine Vernichtung großer Volumen unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards durchzusetzen. Der beauftragte Aktenvernichter übernimmt für den Auftraggeber die Verantwortung von A-Z. Von der Übergabe seiner Daten bis hin zur professionellen Aktenvernichtung inklusive Zertifikat.

professionelle Aktenvernichtung

Wer profitiert von einer professionellen Aktenvernichtung?

Service Aktenvernichtung Sicherheitsbehälter

Fällt in Unternehmen eine besonders große Menge zu vernichtender Akten an, so bietet die professionelle Vernichtung eine reibungslose und effektive Umsetzung. Altakten und jegliche Unterlagen, welche für die Aktenvernichtung bestimmt sind, werden dafür in speziellen, rollbaren Sicherheitsbehältern und unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards an das Unternehmen weitergeleitet. Selbst die beteiligten Mitarbeiter erfahren nicht, um welche Schriftstücke es sich handelt. 

Im Aktenvernichtungsunternehmen angekommen, werden die Altakten direkt zerkleinert. Um höchsten Sicherheitsstandards gerecht zu werden, bleibt am Ende dieses Prozesses nur noch Papiergranulat übrig, das in große Ballen gepresst wird. In dieser gänzlich unkenntlichen Form wandert der Rohstoff weiter zu papierverarbeitenden Unternehmen, die daraus neue Produkte herstellen.

Die DIN 66399

Seit dem Jahr 2012 gilt in Deutschland die DIN 66399 zur Vernichtung von Datenträgern. Darin ist zunächst die Verpflichtung enthalten, mit dem Umgang von vertraulichen und personenbezogenen Daten auch für deren datenschutzkonforme und sichere Vernichtung zu sorgen. Eine Wiederherstellung der enthaltenen Informationen muss unmöglich oder nur mit besonderem Aufwand machbar sein. Differenziert wird hierfür in drei verschiedene Schutzklassen, welche internen Daten, vertraulichen Daten und streng geheimen Daten zugeordnet sind. Für Unternehmen ergibt sich aus der Zuordnung zu den Schutzklassen die Antwort auf die Frage, bis zu welcher Partikelgröße Akten und andere Schriftstücke zu vernichten sind.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung

Die im April 2016 verabschiedete und seit Mai 2018 geltende EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) betrifft nicht nur die Erhebung, Speicherung und Nutzung von Daten. Darüber hinaus wurde die konforme Löschung im Gesetz verankert, die damit auch die Aktenvernichtung beeinflusst. Besonders die Artikel 28, 32, 82 und 83 sind für die Vernichtung von Akten relevant. Demnach müssen:

  • Datenbesitzer und Aktenvernichtungsbetrieb dem Risiko angemessene Schutzmaßnahmen treffen (Art. 32)
  • alle Beteiligten im Prozess der Aktenvernichtung dem Datengeheimnis verpflichtet sein (Art. 28)

Zudem dürfen Auftraggeber, wie in Art. 28 festgelegt, nur mit jenen Aktenvernichtungsbetrieben zusammenarbeiten, die Garantien dafür bieten, dass technische und organisatorische Maßnahmen gesetzeskonform durchgesetzt werden. Die für einen Verstoß festgelegten Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des gesamten Umsatzes bieten weiterhin Anlass, die Bestimmungen in den Umgang mit Altakten einfließen zu lassen.

Aktenvernichtung in Großstädten

Ihr Ansprechpartner für überregionale Aktenvernichtung

Klaus Dräger
Geschäftsführer der MAMMUT Deutschland GmbH & Co. KG

Bergstedter Chaussee 92
D-22395 Hamburg
Telefon: 040 - 659 08 35 - 43
klaus.draeger@mammut-deutschland.de