Aktenvernichtung: So gehen Sie richtig vor

Sichere Aktenvernichtung bleibt trotz ständig wachsenden Einsatzes digitaler Medien ein aktuelles und notwendiges Thena für Unternehmen. Denn das papierlose Büro ist noch immer ein Konzept der Zukunft. 

In jedem Unternehmen und jeder Behörde sammeln sich weiterhin große Mengen Unterlagen und Akten an. 

Diese müssen unter Berücksichtigung von Bestimmungen zu Datenschutz und Datensicherheit behandelt werden.

Dazu zählt auch die Aufgabe, sie der sicheren, datenschutzgerechten Vernichtung zuzuführen.

Eine zertifizierte Aktenvernichtungsfirma bietet Ihnen professionelle Unterstützung. wenn Sie Ihre Akten sicher vernichten wollen.

Professionelle und preiswerte Unterstützung

In jedem Unternehmen fallen sensible Daten in Papierform an. Diese müssen Sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (meis 6 oder zehn Jahre) vernichten. 

Vertrauliche Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten oder interne Besprechungen aufschlüsseln, gilt es, sicher zu vernichten. 

Eine Behörde macht sich gar strafbar, wenn sie Altakten der Abfallentsorgung zuführt, ohne sie etwa dem zuständigen Archiv zur Durchsicht vorgelegt zu haben.

Externe Dienstleister bieten die Möglichkeit, die Vernichtung großer Mengen Altakten unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards zu realisieren. 

Von der Übergabe der Daten bis hin zur professionellen Aktenvernichtung inklusive Zertifikat.

professionelle Aktenvernichtung
Service Aktenvernichtung Sicherheitsbehälter

Warum profitieren Sie von einer professionellen Aktenvernichtung?

Fallen in Ihrem Unternehmen besonders große Menge zu vernichtender Akten an? Dann ist die professionelle Aktenvernichtung durch einen externen zertifizierten Dienstleister eine gute und effektive Möglichkeit, diese schnell, einfach und günstig zu entsorgen. 

So einfach ist es:

  • Sie sammeln Altakten und Unterlagen in Sicherheitsbehältern, die der Dienstleister zur Verfügung stellt
  • Der Dienstleister holt die befüllten Behälter bei Ihnen ab.
  • Der Transport der Behälter erfolgt unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards.
  • Die Behälter werden erst im geschlossenen Sicherheitsbereich auf dem Betriebsgelände des Dienstleisters entladen.
  • Unmittelbar danach erfolgt die eigentliche Aktenvernichtung.
  • Sie erhalten Vernichtungszertifikat.

Am Ende bleibt von Ihren Akten nur Papiergranulat übrig. Dieses wird in große Ballen gepresst. In dieser gänzlich unkenntlichen Form wird der Rohstoff weiter zu papierverarbeitenden Unternehmen transportiert. Dort wird der Wertstoff zu neuen Produkten verarbeitet. 

So ermöglichen wir Ihnen eine preiswerte und sichere Aktenvernichtung.

Die DIN 66399

Seit dem Jahr 2012 gilt in Deutschland die DIN 66399 zur Vernichtung von Datenträgern. Diese regelt den Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Daten vor allem n Hinsicht auf deren datenschutzkonforme und sichere Vernichtung. 

Eine Wiederherstellung der Daten muss nach Vernichtung unmöglich oder darf nach aktuellem Stand der Technik nur mit besonderem technischem Aufwand machbar sein. 

Differenziert wird hierfür in drei verschiedene Schutzklassen, denen interne Daten, vertraulichen Daten und streng geheimen Daten zugeordnet sind. 

Für Unternehmen ergibt sich aus der Zuordnung der Daten zu den Schutzklassen die Information, bis zu welcher Partikelgröße Akten und andere Schriftstücke zu vernichten sind.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die seit Mai 2018 verbindlich geltende EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) betrifft nicht nur die Erhebung, Speicherung und Nutzung von Daten, sondern auch, dass diese Daten sicher zu löschen bzw. vernichten sind. Damit hat die DSGVO unmittelbare Wirkung auf die Aktenvernichtung.

Besonders die Artikel 28, 32, 82 und 83 sind für die Vernichtung von Akten relevant. 

Demnach müssen:

  • Datenbesitzer und Aktenvernichtungsbetrieb dem Risiko angemessene Schutzmaßnahmen treffen (Art. 32)
  • Alle Beteiligten im Prozess der Aktenvernichtung dem Datengeheimnis verpflichtet sein (Art. 28)

Zudem dürfen Auftraggeber, wie in Art. 28 festgelegt, nur mit jenen Aktenvernichtungsbetrieben zusammenarbeiten, die Garantien dafür bieten, dass technische und organisatorische Maßnahmen gesetzeskonform durchgesetzt werden. 

Verstöße gegen die DSGVO können empfindliche Strafen nach sich ziehen. Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro (oder 4 Prozent des wetlweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens) sind möglich. 

Sichere Aktenvernichtung in Großstädten

In den deutschen Großstädten finden Sie preiswerte Angebote zur Aktenvernichtung über diese Direktlinks: 

Ihr Ansprechpartner für überregionale Aktenvernichtung

 

Klaus Dräger
Geschäftsführer der MAMMUT Deutschland GmbH & Co. KG

Bergstedter Chaussee 92
D-22395 Hamburg
Telefon: 040 - 659 08 35 - 43
klaus.draeger@mammut-deutschland.de