Aktenvernichtung: So gehen Sie richtig vor

Trotz wachsenden Einsatzes digitaler Medien ist das papierlose Büro noch immer ein Konzept der Zukunft. In jedem Unternehmen und jeder Behörde fallen weiterhin große Mengen an Akten an. Diese müssen unter Berücksichtigung von Bestimmungen zu Datenschutz und Datensicherheit behandelt werden.

Dazu zählt auch die Aufgabe, sie der datenschutzgerechten Vernichtung zuzuführen. Ein professioneller Dienstleister bietet Ihnen hierbei Unterstützung bei der Aktenvernichtung an.

Professionelle und preiswerte Unterstützung

In jedem Unternehmen fallen sensible Daten in Papierform an. Diese müssen Sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von meist zehn Jahren Mengen vernichten. Vertrauliche Dokumente, die beispielsweise personenbezogene Daten enthalten oder interne Besprechungen aufschlüsseln, gilt es ordnungsgemäß zu vernichten. Eine Behörde macht sich gar strafbar, wenn sie Altakten der Abfallentsorgung zuführt, ohne sie etwa dem zuständigen Archiv zur Durchsicht vorgelegt zu haben.

Externe Dienstleister bieten Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit, die Vernichtung großer Mengen Altakten unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards zu realisieren. Der beauftragte Aktenvernichter übernimmt für den Auftraggeber die Verantwortung von A-Z. Von der Übergabe der Daten bis hin zur professionellen Aktenvernichtung inklusive Zertifikat.

professionelle Aktenvernichtung
Service Aktenvernichtung Sicherheitsbehälter

Wer profitiert von einer professionellen Aktenvernichtung?

Fallen in Ihrem Unternehmen besonders große Menge zu vernichtender Akten an? Dann ist die professionelle Aktenvernichtung durch einen externen Dienstleister eine gute und effektive Möglichkeit, diese schnell, einfach und günstig zu entsorgen. So gehen Sie dabei richtig vor: Altakten und jegliche Unterlagen, welche für die Aktenvernichtung bestimmt sind, werden dafür in speziellen, rollbaren Sicherheitsbehältern gesammelt und unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards an den Dienstleister weitergeleitet. Auf diese Weise haben auch die beteiligten Mitarbeiter keinen Zugriff auf Ihre Schriftstücke.

Im Aktenvernichtungsunternehmen angekommen, werden die Altakten direkt geschreddert. Um höchsten Sicherheitsstandards gerecht zu werden, bleibt am Ende dieses Prozesses nur noch Papiergranulat übrig. Dieses wird in große Ballen gepresst. In dieser gänzlich unkenntlichen Form wird der Rohstoff weiter zu papierverarbeitenden Unternehmen transportiert. Dort wird der Wertstoff zu neue Produkte verarbeitet. So ermöglichen wir Ihnen eine preiswerte und sichere Aktenvernichtung.

Die DIN 66399

Seit dem Jahr 2012 gilt in Deutschland die DIN 66399 zur Vernichtung von Datenträgern. Darin ist zunächst die Verpflichtung enthalten, mit dem Umgang von vertraulichen und personenbezogenen Daten auch für deren datenschutzkonforme und sichere Vernichtung zu sorgen. Eine Wiederherstellung der enthaltenen Informationen muss unmöglich oder darf nur mit besonderem technischem Aufwand machbar sein. Differenziert wird hierfür in drei verschiedene Schutzklassen, welche internen Daten, vertraulichen Daten und streng geheimen Daten zugeordnet sind. Für Unternehmen ergibt sich aus der Zuordnung zu den Schutzklassen die Antwort auf die Frage, bis zu welcher Partikelgröße Akten und andere Schriftstücke zu vernichten sind.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung

Die im April 2016 verabschiedete und seit Mai 2018 geltende EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) betrifft nicht nur die Erhebung, Speicherung und Nutzung von Daten. Darüber hinaus wurde die konforme Löschung im Gesetz verankert, die damit auch die Aktenvernichtung beeinflusst. Besonders die Artikel 28, 32, 82 und 83 sind für die Vernichtung von Akten relevant. Demnach müssen:

  • Datenbesitzer und Aktenvernichtungsbetrieb dem Risiko angemessene Schutzmaßnahmen treffen (Art. 32)
  • Alle Beteiligten im Prozess der Aktenvernichtung dem Datengeheimnis verpflichtet sein (Art. 28)

Zudem dürfen Auftraggeber, wie in Art. 28 festgelegt, nur mit jenen Aktenvernichtungsbetrieben zusammenarbeiten, die Garantien dafür bieten, dass technische und organisatorische Maßnahmen gesetzeskonform durchgesetzt werden. Die für einen Verstoß festgelegten Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des gesamten Umsatzes bieten weiterhin Anlass, die Bestimmungen in den Umgang mit Altakten einfließen zu lassen.

Aktenvernichtung in Großstädten

Ihr Ansprechpartner für überregionale Aktenvernichtung

 

Klaus Dräger
Geschäftsführer der MAMMUT Deutschland GmbH & Co. KG

Bergstedter Chaussee 92
D-22395 Hamburg
Telefon: 040 - 659 08 35 - 43
klaus.draeger@mammut-deutschland.de