Aktenvernichtung
FAQ

Was sind Aufbewahrungsfristen?
Ab wann kann ich Unterlagen vernichten?

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen definieren den Zeitraum, den bestimmte Unterlagen mindestens aufbewahrt werden müssen. Die Fristen für die meisten kaufmännischen Unterlagen betragen 6 oder 10 Jahre. Manche Unterlagen müssen bis zu 30 Jahren aufbewahrt werden. 

Dabei ist unbedingt zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist für Dokumente grundsätzlich erst mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem sie entstanden sind oder der letzte Eintrag vorgenommen wurde. 

Für Buchungsbelege aus diesem Jahr beginnt die Aufbewahrungsfrist zum Jahreswechsel.

Um es Ihnen zu erleichtern, können Sie hier eine Datei mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen herunterladen.

Vertiefende Informationen zum Thema finden Sie auf unserer Themenseite zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Was passiert bei der Aktenvernichtung?

Nach Abholung der Sicherheitsbehälter mit Ihren Akten werden diese auf das gesicherte Betriebsgelände des beauftragten Entsorgungsfachbetriebes gebracht. 

Dort werden die Aktenordner noch am gleichen Tag in einem speziellen Schredder vernichtet. Die schnelle Vernichtung Ihrer Akten minimiert die Möglichkeit eines unbefugten Zugriffs und gewährleistet die Sicherheit Ihrer Daten.

Das zerkleinerte Material aus diesem Vorgang wird zu kompakten Papierballen zusammengepresst und an papierverarbeitende Unternehmen weitergegeben, wo sie recycelt werden. 

Wie groß ist das Einzugsgebiet von MAMMUT Deutschland?

Wie unser Firmenname zum Ausdruck bringt, sind wir in ganz Deutschland für unsere Kunden unterwegs. Wo immer Sie uns auch brauchen, wir sind für Sie da.

Kann ich eine Aktenvernichtung auch für einen Privathaushalt bestellen?

Ja, das können Sie und das sollten Sie, denn auch in Privathaushalten lagern sensible persönliche Daten wie Steuererklärungen, Finanzunterlagen. 

Unterlagen und Daten eines Privathaushaltes sollten im eigenen Interesse mit der gleichen Sorgfalt entsorgt werden, wie Unternehmensdaten. 

In der Regel haben Privathaushalte geringere Mengen an Aktenordnern oder anderen Datenträgern zu entsorgen. 

Bei geringen Mengen sind die Anfahrtskosten verhältnismäßig hoch. Es kann daher sinnvoll sein, eine professionelle Aktenvernichtung zusammen mit Nachbarn zu bestellen.

Sofern verfügbar, ist die Selbstanlieferung zur Aktenvernichtung für Privathaushalte die beste und günstigste Variante der Aktenvernichtung.

Was passiert bei der Aktenvernichtung vor Ort bzw. der mobilen Aktenvernichtung?

Einige unserer regionalen Partner bieten den die Akten- und Datenträgervernichtung vor Ort an. 

Aufgrund der hohen Kosten lohnt sich diese Leistung nur für Unternehmen oder andere Einrichtungen.

Bei der Aktenvernichtung vor Ort werden Daten in einem Spezialfahrzeug direkt auf dem Betriebsgelände vernichtet. 

Der große Vorteil dabei ist, dass eine beauftrage Person den Ablauf überwachen kann. Im Rahmen dieser Leistung verlässt kein lesbares Datenmaterial den Betriebsstandort. 

Kann mich ein Mitarbeiter vor Ort unterstützen?

Manchmal kommt es vor, dass vor Ort nicht genügend Mitarbeiter*innen verfügbar sind, um die Behälter in der vorgegebenen Zeit zu befüllen. 

In solchen Fällen unterstützen wir Sie gerne, bitten aber ausdrücklich um eine vorherige Absprache.

Gibt es eine Mindestmenge für einen Auftrag?

Grundsätzlich nicht, aber es gibt sinnvolle Mindestmengen von etwa 10 Aktenordnern, 5 Festplatten oder 2 kg Datenträgern, wie USB-Sticks oder CDs.

Je nach den Gegebenheiten kann es für sie aber sinnvoll und günstiger sein, eine Aktenvernichtung zusammen mit einem anderen Unternehmen in Ihrer Nähe oder Nachbarn zu bestellen.

Wichtig für Sie ist, dass Abholung und Transport Ihrer Daten auch bei kleineren Mengen in verschlossenen Sicherheitsbehältern verpflichtend ist. 

Eine manchmal angefragte „praktische, bequeme und billige“ Lösung, „dem Fahrer ein paar Aktenordner oder Festplatten in einem Beutel zu übergeben“, ist nicht möglich und widerspräche auch dem Grundsatz, die Akten- und Datenvernichtung so sicher wie möglich durchzuführen.

Was kostet eine professionelle Aktenvernichtung?

Da die Kosten sind von mehreren Faktoren abhängig. Daher können wir an dieser Stelle keinen pauschalen Preis nennen, um Akten professionell vernichten zu lassen. 

Dazu gehören:

• Anfahrt (größter Kostenfaktor)
• Bedingungen vor Ort
• Behälteranzahl und -aufstellung
• Ggf. Behältermiete
• Die eigentliche Aktenvernichtung

Generell sind Kosten und Aufwand einer professionellen Aktenvernichtung durch einen externen Dienstleister deutlich niedriger, als Akten und Unterlagen selbst zu schreddern.

Wird mir im Webshop der komplette Preis meiner Bestellung angezeigt?

Der angezeigte Preis im Warenkorb enthält alle Kosten inkl. Anfahrt, Abholung und Steuern. 

Lediglich evtl. anfallende Mietkosten für die Sicherheitsbehälter können erst nach Erstellung des Auftrages kalkuliert werden. 

Wie wirkt sich die Auswahl der Sicherheitsstufe und der Schutzklasse auf den Preis aus?

Ein Teil des Preises der Aktenvernichtung ist unmittelbar abhängig von der Auswahl der Schutzklasse und Sicherheitsstufe. Je höher die Schutzklasse für Ihre Daten, desto höher ist deren Schutzbedarf. 

Daraus folgt die Auswahl der Sicherheitsstufe, die relevant für den technischen Aufwand der Aktenvernichtung ist. Eine höhere Sicherheitsstufe resultiert in einem höheren Grad der Datenvernichtung, der einen erhöhten technischen Aufwand nach sich zieht.

Wirtschaftlich interessant für Sie ist es, wenn Sie gemischte Unterlagen zur Aktenvernichtung geben wollen. In diesem Fall ist es für Sie möglicherweise rentabel, die Unterlagen vorher zu trennen und deren Vernichtung mit unterschiedlichen Schutzklassen/Sicherheitsstufen zu veranlassen. 

Ansonsten ist die Einordnung der Datenträger mit der höchsten Sicherheitsstufe maßgeblich für den gesamten Prozess und damit für Sie womöglich teurer als nötig.

Wenn Sie wünschen, beraten wir Sie gerne und stehen Ihnen hilfreich zur Seite. Die Entscheidung, wie Ihre Daten kategorisiert werden, liegt natürlich immer bei Ihnen, denn niemand kennt Ihre Daten so gut wie Sie – wir sorgen am Ende dafür, dass es auch so bleibt.

Ist mein Wunschtermin eine feste Terminvereinbarung?

Ihr Wunschtermin ist zunächst ein Vorschlag, den wir - wenn möglich – gerne umsetzen. Einen festen Liefertermin vereinbaren wir nach Auftragserstellung gemeinsam mit Ihnen.

Natürlich bemühen wir uns, Ihren Terminwünschen zu entsprechen, können dies aber nicht in jedem Fall garantieren. Unsere Fahrzeuge sind täglich auf geplanten Touren unterwegs, und in eine solche Tour wird auch Ihr Auftrag zeitnah integriert.

Wie kann ich einen Termin zur Lieferung und Abholung vereinbaren?

Nach Eingang Ihrer Bestellung werden wir Sie schnellstmöglich kontaktieren, um gemeinsam mit Ihnen einen Termin zur Lieferung der bestellten Sicherheitsbehälter zu vereinbaren. 

Die Abholung der befüllten Sicherheitsbehälter können Sie entweder im regelmäßigen Turnus oder bedarfsgerecht gestalten. Möchten Sie flexible Abholtermine, kontaktieren Sie uns bei Bedarf, damit wir zusammen einen Termin vereinbaren können. 

Aus organisatorischen Gründen möchten wir Sie bitten, uns zwecks Terminvereinbarung frühzeitig zu kontaktieren, um die Terminfindung zu vereinfachen. So sehr wir uns bemühen, kurzfristige Terminwünsche können wir leider nicht immer realisieren.

Bitte beachten Sie unbedingt, dass eine automatische Abholung der Sicherheitsbehälter nach Ablauf der mietfreien Zeit nicht vorgesehen ist.

Wenn wir die befüllten Sicherheitsbehälter abholen, stellen wir selbstverständlich direkt wieder leere Behälter bei Ihnen auf, sodass für Sie keine Versorgungslücke entsteht.

Ist eine Selbstanlieferung möglich und ist dafür eine Terminvereinbarung notwendig?

In einigen Gebieten können Sie die Aktenvernichtung mit Selbstanlieferung online bestellen. 

Aus organisatorischen Gründen ist es notwendig, sich für die Selbstanlieferung vorab anzukündigen. So kann der Dienstleister alle notwendigen Unterlagen zum Termin vorbereiten.

Falls Sie diese Leistung in Ihrem Shop (einfach PLZ eingeben) nicht finden, nehmen Sie Kontakt mit Ihrem MAMMUT Partner auf.

Wie ist das Vorgehen, wenn die Akten oder Daten nur über eine Treppe erreichbar sind?

Bei kleinen Mengen bestellen Sie in einem solchen Fall unseren 70 Liter Behälter, der über Stufen transportiert werden kann. Wenn Sie einen größeren Behälter benötigen, bringen Sie Ihre Aktenordner oder andere Datenträger zum Termin bitte ins Erdgeschoss. Ein Transport unserer 240 bzw. 500 Liter Behälter – vor allem wenn sie befüllt sind – ist über Treppen nicht möglich.

Wenn Sie einen Sicherheitsbehälter über einen längeren Zeitraum bei sich aufstellen möchten, stellen Sie bitte vorab sicher, wo die Bedingungen für dessen Aufstellung gegeben sind. 

Sind die Räumlichkeiten nur über Treppen erreichbar, wäre es eine Alternative, den Sicherheitsbehälter im Erdgeschoss oder einem anderen, leicht zugänglichen Bereich des Gebäudes aufzustellen.

Warum soll ich mich überhaupt um Aktenvernichtung kümmern? 
Akten kann man doch einfach im Altpapier entsorgen

Gemäß den Vorgaben der DSGVO sind Unternehmen, Vereine und Behörden verpflichtet, personenbezogene Daten zu schützen und auf Wunsch zu löschen bzw. zu vernichten. 

Um einen unbefugten Zugriff zu verhindern, ist die vollständige und unwiederbringliche Vernichtung der entsprechenden Daten zu gewährleisten. 

Darüber hinaus muss die Vernichtung der Daten nachvollziehbar dokumentiert sein. 

Eine dauerhafte Lagerung von Daten erhöht das Risiko eines unbefugten Zugriffs und ist u. a. auch deswegen nicht im Interesse von Unternehmen oder Privatpersonen. 

Neben den Vorgaben der DSGVO liegt es auch im Eigeninteresse, bestimmte Daten zu schützen. 

Wer möchte schon, dass persönliche Dokumente oder interne Informationen über Firmenfinanzen in fremde Hände gelangen? Allein schon aus diesem Grund verbietet sich die Entsorgung von sensiblen Daten über das Altpapier oder den Hausmüll. 

Um dieser wichtigen Thematik den nötigen Nachdruck zu geben, sieht die DSGVO zudem empfindliche Sanktionen vor, sollte ein Verstoß gegen deren Richtlinien entdeckt werden.

Warum ist es sinnvoll einen professionellen Dienstleister mit der Aktenvernichtung zu beauftragen? 

Im Prinzip ist es möglich, einige Dokumente mit einem büroüblichen Schredder zu vernichten.

Haben Sie aber Dokumente, deren Vernichtung ein hohes Maß an Sicherheit verlangt, stoßen Sie mit einem Büro-Schredder schnell an Grenzen.

In erster Linie stellt sich jedoch die Frage der Wirtschaftlichkeit, die Aktenvernichtung in eigener Regie durchzuführen. 

Stellen Sie sich vor, Sie wollen den Inhalt mehrerer Aktenordner mit einem büroüblichen Schredder vernichten. In einem solchen können Sie im Durchschnitt pro Durchlauf 10-12 Seiten Papier schreddern. 

Bei mehreren Aktenordnern sind Sie ggf. einige Stunden ausschließlich damit beschäftigt und müssen sich anschließend auch noch um die Entsorgung des Papiers kümmern. 

Diese Zeit können und sollten Sie sinnvoller nutzen. In Hinsicht auf Aufwand, Kosten und Nutzen ist eine professionelle Aktenvernichtung meistens die deutlich bessere Alternative.

Was bedeuten „Schutzklasse“ und „Sicherheitsstufe“ im Zusammenhang mit Aktenvernichtung?

Mit den Begriffen „Schutzklasse“ und „Sicherheitsstufe“ definiert die DIN 66399 einerseits den Schutzbedarf von Daten (Schutzklasse 1-3) sowie die regulatorischen und technischen Bedingungen/Voraussetzungen (Sicherheitsstufe 1-7) für die Vernichtung der Datenträger.

Je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner ist die Partikelgröße der vernichteten Datenträger. Detaillierte Informationen können Sie auf unserer Infoseite finden: DIN 66399

Wichtig für Sie ist dabei, dass Sie über die Auswahl der Schutzklasse und der Sicherheitsstufe entscheiden, denn nur Sie kennen Ihre Daten. 

Wenn Sie wünschen, können wir Ihnen im Rahmen einer Beratung gerne eine Empfehlung aussprechen.

Welche Sicherheitsstufe / Schutzklasse soll ich auswählen?

Die Auswahl der Sicherheitsstufe (1-7) bzw. der Schutzklasse (1-3) ist abhängig von den Informationen, welche Ihre Dokumente beinhalten. 

Zum Beispiel: 
Wenn Sie Kataloge oder Prospekte vernichten wollen, ist es nicht notwendig, diese nach der höchsten Sicherheitsstufe vernichten zu lassen. Hier reichen beispielsweise Schutzklasse 1 und Sicherheitsstufe 1.

Sobald Sie jedoch personenbezogene oder vertrauliche Daten vernichten wollen, verbietet sich automatisch die Auswahl der geringsten Schutzklasse und Sicherheitsstufe. Hier schreibt die DIN 66399 vor, dass Daten mit mindestens Schutzklasse 2 und Sicherheitsstufe 3 vernichtet werden müssen. 
Eine detaillierte Darstellung der Schutzklassen und Sicherheitsstufen können sie hier finden: DIN 66399 Norm zur Daten- und Aktenvernichtung

Was sind TOMs? 
(Technische und Organisatorische Maßnahmen)

TOMs sind klar nach den Vorgaben der DSGVO definierte Maßnahmen, die der Dienstleister zum Schutz Ihrer Daten umsetzen muss. Es sind diese Maßnahmen, welche die Rahmenbedingen der Vernichtung Ihrer Daten bestimmen.

Um dies zu verdeutlichen, stellen wir beispielhaft einige konkrete Maßnahmen vor:

• Die Zutrittskontrolle verhindert den Zugang unbefugter Personen auf das Betriebsgelände des Dienstleisters. Hierzu gehören zum Beispiel die komplette Videoüberwachung des Betriebsgeländes, ein Wachschutz, Mitarbeiter- & Besucherausweise sowie Zutrittsschleusen für Personen und Fahrzeuge.
• Zugangskontrolle regelt die Zugriffsrechte der Mitarbeiter*innen auf Datenverarbeitungssysteme und stellt sicher, dass ein unbefugter Zugriff unmöglich ist.
• Die Zugriffskontrolle bestimmt, ob und welche Mitarbeiter*innen überhaupt auf Daten der Kunden zugreifen können und verhindert, dass diese gelesen, kopiert oder entfernt werden. Zu den konkreten Maßnahmen gehören hier beispielsweise die personenbezogene Passwortvergabe für Datenverarbeitungssysteme, eine Innensicherheitsrevision und auch die Verschwiegenheitserklärung aller Mitarbeiter gemäß § 203 StGB
• Die Weitergabekontrolle betrifft in erster Linie die Sicherung des Transports und die Übertragung elektronischer Daten und verhindert, dass diese gelesen, kopiert oder entfernt werden. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, Festplatten und andere Datenträger in verschlossenen Behältern zu transportieren und die Verschlüsselung von Daten.
• Mit der Eingabekontrolle wird kontrolliert und protokolliert, ob Daten verändert oder entfernt wurden und wer dafür verantwortlich ist.
• Die Auftragskontrolle regelt den Umgang mit den Daten, die durch einen Auftrag verarbeitet werden und stellt sicher, dass dies gemäß den Anweisungen des Auftraggebers erfolgt.
• Die Verfügbarkeitskontrolle stellt sicher, dass personenbezogene Daten nicht zufällig zerstört werden oder verloren gehen. In diese Kategorie fallen Maßnahmen zum Brandschutz, Feuerlöscheinrichtungen, Einbruch-& Diebstahlschutz und Gewährleistung einer unterbrechungsfreien Stromversorgung.
• Das Trennungsgebot gewährleistet die getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken gesammelt werden.

Eine detaillierte Auflistung der konkreten Maßnahmen können Sie hier finden: Technische und Organisatorische Maßnahmen in der Aktenvernichtung

Welchen Sicherheitsbehälter brauche ich?
Welcher Sicherheitsbehälter ist der richtige für mich?

Dies ist einerseits abhängig von der Menge der Akten oder Datenträger, die Sie vernichten wollen. Anhand der Detail-Informationen zu unseren: Sicherheitsbehältern können Sie berechnen, welcher Behälter für Ihre Bedürfnisse passt. 

Neben dem Fassungsvermögen sind aber auch die Gegebenheiten vor Ort wichtig. Sind Ihre Räumlichkeiten nur über Treppen erreichbar, könnten Sie z. B. den 500 Liter Behälter nicht nutzen, da dieser nur ebenerdig bzw. mit einem Aufzug transportiert werden kann. Auch der Transport eines befüllten 240 Liter Behälters über Treppen ist aufgrund des Gewichts nicht möglich.

In Ihre Überlegung, welchen oder wie viele Sicherheitsbehälter Sie benötigen, sollten auch pragmatische Überlegungen einschließen. Vielleicht möchten sie einen Behälter pro Etage aufstellen, nicht nur einen an zentraler Stelle. In dem Fall wäre es beispielsweise besser, zwei unserer 240 Liter Behälter anstelle eines 500 Liter Behälters zu bestellen. Vom Fassungsvermögen sind sie fast gleich, aber je nachdem, wie Sie den Ablauf vor Ort organisieren möchten, könnte das die praktischere Lösung sein.

Wie viele Aktenordner passen in die Sicherheitsbehälter?

Wir können Ihnen Sicherheitsbehälter in drei Größen anbieten: 70 Liter, 240 Liter und 500 Liter. 

Damit Sie sich eine Vorstellung davon machen können, geben wir Ihnen nachfolgend einige Details. 

Bitte beachten Sie, dass es sich um ungefähre Angaben handelt und wir davon ausgehen, dass die Aktenvernichtung inklusive Ordner erfolgt. 

Können Sie Sicherheitscontainer mit einem Volumen für mehrere Hundert oder Tausend Aktenordner zur Verfügung stellen?

Ja, auch das können wir. Bei Bedarf können wir Ihnen Groß- und Presscontainer bis zu 31 m³ zur Verfügung stellen. Wenn Sie entsprechende Mengen an Akten zu vernichten haben, erstellen wir Ihnen gerne ein unverbindliches Angebot. Wählen Sie dazu Ihren lokalen MAMMUT-Partner, indem Sie Ihre PLZ eingeben. Dort finden Sie die notwendigen Kontaktdaten und ein Anfrageformular.

Lassen sich die Deckel der Sicherheitsbehälter zur schnellen Befüllung öffnen?

Ja, auf Anfrage erhalten Sie einen Schlüssel für Ihre Behälter bei der Anlieferung. Der Schlüssel wird einer berechtigten/verantwortlichen Person ausgehändigt, welche im Weiteren auch die Aufsicht über die Befüllung übernimmt und gewährleistet, dass die Behälter nach Befüllung wieder verschlossen werden.

Bei geöffnetem Deckel ist es möglich, Akten inklusive Ordner schnell zu entsorgen. Gerade bei größeren Aktionen spart man dadurch viel Zeit. 

Was darf in die Sicherheitsbehälter?

• Alle Aktenordner aus Pappe (die Metallbügel stellen kein Problem dar)
• Mappen für Dokumente aus Pappe oder Papier
• Hefter aus Papier oder Pappe
• Dokumente, Unterlagen und sonstiges Papier
• Kunststofffolien für Unterlagen in geringen Mengen

Was darf bei einer Aktenvernichtung nicht in die Behälter?

• Hefter, Ordner und Mappen aus Kunststoff
• Klarsichtfolien in großen Mengen
• Verpackungsmaterial
• Elektrogeräte/Elektroschrott
• Digitale Datenträger (Festplatten/CD/DVD/USB Sticks usw.)
• Allgemein: andere Materialien als Pappe oder Papier

Können Aktenordner als Ganzes in den Sicherheitsbehälter gelegt werden?

a, Sie können Aktenordner komplett in den Behälter legen und vernichten lassen. Technisch ist die Aktenvernichtung inklusive Ordner kein Problem. 

Aus wirtschaftlicher Sicht könnte es für Sie jedoch interessant sein, Dokumente aus den Ordnern zu nehmen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, können Sie das Volumen der Behälter besser ausschöpfen. 

Durch Leeren der Aktenordner können Sie bis zu 30 % mehr Papier in einen Behälter füllen und die Aktenordner wiederverwenden.

Ist es möglich, elektronische Geräte, wie z.B. Laptops, PCs oder Handys über Sie zu entsorgen?

Nein, wir können keine elektronischen Geräte annehmen. Hierfür möchten wir Sie bitten, sich an entsprechende Fachentsorger zu wenden.

Müssen Materialien wie Plastikhüllen oder Büroklammern von Dokumenten getrennt werden?

Büro- und Heftklammern sind in geringen Mengen kein Problem. Der Anteil an Plastikhüllen oder Kunststoff sollte bei max. 10 % des Gesamtmaterials liegen. 

ie Trennung von Metall und Papier ist technisch ohne großen Aufwand durchführbar. Bei Kunststoffen ist das nicht so einfach. 

Da das zerkleinerte Material anschließend recycelt wird, sollte der Kunststoffanteil möglichst gering sein.

Erhalte ich nach Erledigung des Auftrages ein Zertifikat, mit dem ich die datenschutzrechtlich konforme Vernichtung meiner Daten belegen kann?

Ja, Sie erhalten automatisch nach Vernichtung Ihrer Daten ein „Vernichtungsprotokoll“. Mit diesem können Sie belegen, Ihre Akten datenschutzrechtlich konform vernichtet zu haben.