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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Akten 2026 – Tabelle und PDF
Tabelle Aufbewahrungsfristen Akten 2026
Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen Sie Daten, Dokumente, Unterlagen und Akten über viele Jahre einlagern. Das nimmt Platz ein und ist mit Kosten verbunden.
Aktenschränke oder Archive regelmäßig nach abgelaufenen Akten durchzusehen, minimiert das Sicherheitsrisiko und Ihre Kosten der Lagerung. Die beste Lösung, nach Ablauf der Fristen für Datensicherheit zu sorgen, ist oft eine professionelle Aktenvernichtung.
Wir zeigen Ihnen, in einer Tabelle oder als PDF-Download, welche Dokumente Sie ab dem 1.1.2025 unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist entsorgen dürfen.
Tabelle zu den Aufbewahrungsfristen, einfach aufklappen
| Art der Unterlagen | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist In Jahren |
Jahrgänge, die 2026 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| A | ||
| Abhängigkeitserklärungen | 8 | 2017 |
| Abkürzungsverzeichnis (erklärend) | 8 | 2017 |
| Abrechnungsunterlagen | 8 | 2017 |
| Abschlagszahlungen | 8 | 2017 |
| Abschlussbuchungsbelege | 8 | 2017 |
| Abschlusskonten | 8 | 2017 |
| Abschlussrechnungen | 8 | 2017 |
| Abschreibungsunterlagen | 8 | 2017 |
| Abtretungserklärungen | 6 | 2019 |
| Abwertungsbelege | 8 | 2017 |
| Akkordunterlagen | 8 | 2017 |
| Akkreditive | 6 | 2019 |
| Aktenvermerke | 6 | 2019 |
| An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse | 6 | 2019 |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 | 2015 |
| Angebote (erhaltene und Kopien versandter) | 6 | 2019 |
| Angestelltenversicherung (Belege) | 8 | 2017 |
| Anhang (zum Jahresabschluss) | 8 | 2017 |
| Anlageninventare | 8 | 2017 |
| Anlagenkartei | 8 | 2017 |
| Anlagenunterhaltungskosten | 8 | 2017 |
| Anlagenverzeichnis | 8 | 2017 |
| Anlagevermögensbücher und -karteien | 8 | 2017 |
| Anleihebücher | 8 | 2017 |
| Anleihen | 6 | 2019 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen | 6 | 2019 |
| Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) | 6 | 2019 |
| Anzahlungsunterlagen | 6 | 2019 |
| Arbeitgeberzuschusskarten | 6 | 2019 |
| Arbeitnehmersparzulage (Verträge) | 6 | 2019 |
| Arbeitsanweisungen | 10 | 2015 |
| Auftragsbestätigungen | 6 | 2019 |
| Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter) | 6 | 2019 |
| Auftragsbücher | 6 | 2019 |
| Auftragskostenbelege | 8 | 2017 |
| Auftragszettel | 8 | 2017 |
| Aufzeichnungen | 8 | 2017 |
| Ausfuhrunterlagen | 6 | 2019 |
| Ausgangsrechnungen | 10 | 2015 |
| Ausschusslisten als Buchungsbelege | 8 | 2017 |
| Außendienstabrechnungen | 10 | 2015 |
| Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2019 |
| Außenhandelsunterlagen | 6 | 2019 |
| Auszahlungsbelege | 8 | 2017 |
| B | ||
| Bahnabrechnungen | 8 | 2017 |
| Bahnfrachtbriefe | 6 | 2019 |
| Bankbelege | 8 | 2017 |
| Bankbürgschaften | 8 | 2017 |
| Bareinkaufs- und Verkaufsrechnungen | 8 | 2017 |
| Bauakten | 6 | 2019 |
| Bauantragskostennachweise | 6 | 2019 |
| Baubücher | 8 | 2017 |
| Baugenehmigungen | 6 | 2019 |
| Beförderungspapiere | 6 | 2019 |
| Beherrschungsverträge | 8 | 2017 |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 8 | 2017 |
| Belege | 8 | 2017 |
| Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 8 | 2017 |
| Bestandsberichtigungen | 8 | 2017 |
| Bestandsermittlungen | 8 | 2017 |
| Bestandsverzeichnisse | 8 | 2017 |
| Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) | 6 | 2019 |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen | 8 | 2017 |
| Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2019 |
| Betriebskostenrechnungen | 8 | 2017 |
| Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) | 8 | 2017 |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 | 2019 |
| Betriebsunfallunterlagen | 6 | 2019 |
| Bewertungsunterlagen | 8 | 2017 |
| Bewirtungsunterlagen | 8 | 2017 |
| Bilanzbücher | 8 | 2017 |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 8 | 2017 |
| Bilanzkonten | 8 | 2017 |
| Bilanzprotokolle für die EDV | 8 | 2017 |
| Bilanzunterlagen | 8 | 2017 |
| Bons | 8 | 2017 |
| Börsenaufträge | 6 | 2019 |
| Bruttoerlösnachweise | 6 | 2019 |
| Bruttolohnlisten | 6 | 2019 |
| Bruttolohnsammelkarten | 6 | 2019 |
| Bruttolohnstreifen | 6 | 2019 |
| C | ||
| Carnetunterlagen | 6 | 2019 |
| Clearingauszüge | 6 | 2019 |
| Clearing-Belege | 8 | 2017 |
| Code-Pläne für Verständnis der Buchführung | 8 | 2017 |
| Computerausdrucke mit Buchungsdaten | 8 | 2017 |
| COM-Verfahrensbeschreibungen | 8 | 2017 |
| D | ||
| Darlehenskonto | 8 | 2017 |
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 | 2019 |
| Datensicherungen | 10 | 2015 |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 | 2019 |
| Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) | 8 | 2017 |
| Dauervorschüsse | 8 | 2017 |
| Debitorenkonen | 8 | 2017 |
| Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) | 8 | 2017 |
| Deklarationen (Versandunterlagen) | 6 | 2019 |
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 8 | 2017 |
| Depotbestätigungen | 8 | 2017 |
| Depotbücher | 8 | 2017 |
| Deputatunterlagen | 6 | 2019 |
| Devisenunterlagen | 6 | 2019 |
| Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV | 10 | 2015 |
| Dubiosenbücher | 8 | 2017 |
| E | ||
| Edelmetallbestände | 8 | 2017 |
| Edelmetallumsätze | 8 | 2017 |
| EDV-Journal | 8 | 2017 |
| Effektenbuch | 8 | 2017 |
| Effektenkassenquittungen | 8 | 2017 |
| Eichaufnahmen | 6 | 2019 |
| Einfuhrunterlagen | 6 | 2019 |
| Eingangsrechnungen | 8 | 2017 |
| Eingangsüberweisungsträger | 6 | 2019 |
| Eingliederungsverträge | 8 | 2017 |
| Einheitswertunterlagen | 6 | 2019 |
| Einkaufsbücher | 8 | 2017 |
| Einnahmenüberschussrechnung | 8 | 2017 |
| Einzahlungsbelege | 8 | 2017 |
| Energieverbrauchsunterlagen | 6 | 2019 |
| Erlösjournale | 8 | 2017 |
| Eröffnungsbilanzen | 8 | 2017 |
| Ersatzkassenunterlagen | 6 | 2019 |
| Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2019 |
| Exportunterlagen | 6 | 2019 |
| Expressauslieferungsbücher | 8 | 2017 |
| F | ||
| Fahrtenbücher | 8 | 2017 |
| Fahrtkostenerstattungen | 8 | 2017 |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2019 |
| Fakturierjournale | 8 | 2017 |
| Fehlerjournale als Buchungsbelege | 8 | 2017 |
| Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung | 8 | 2017 |
| Fernschreiben (Handelsbriefe) | 6 | 2019 |
| Feuerversicherungsunterlagen | 6 | 2019 |
| Finanzberichte | 6 | 2019 |
| Frachtbriefe | 6 | 2019 |
| Frachtunterlagen | 6 | 2019 |
| Freistemplerabrechnungen | 8 | 2017 |
| Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) | 8 | 2017 |
| Fürsorgeunterlagen | 6 | 2019 |
| G | ||
| Gebrauchsmusterunterlagen | 6 | 2019 |
| Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) | 8 | 2017 |
| Gehaltskonten | 6 | 2019 |
| Gehaltslisten | 8 | 2017 |
| Gehaltsquittungen | 8 | 2017 |
| Gehaltsvorschusskonten | 8 | 2017 |
| Geschäftsberichte | 10 | 2015 |
| Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften) | 6 | 2019 |
| Geschenknachweise | 6 | 2019 |
| Gesellschaftsverträge | 8 | 2017 |
| Gewährleistungsverpflichtungen | 6 | 2019 |
| Gewerbesteuerunterlagen | 6 | 2019 |
| Gewinn- und Verlustrechnung | 10 | 2015 |
| Gewinnabführungsverträge | 8 | 2017 |
| Gewinnfeststellungen | 6 | 2019 |
| Grundbuchauszüge | 10 | 2015 |
| Grundlohnlisten | 8 | 2017 |
| Grundstücksunterlagen | 6 | 2019 |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 8 | 2017 |
| Gutschriftanzeigen | 8 | 2017 |
| H | ||
| Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen | 8 | 2017 |
| Handelsbilanz | 8 | 2017 |
| Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) | 6 | 2019 |
| Handelsbücher | 10 | 2015 |
| Handelsregisterauszüge | 10 | 2015 |
| Hauptabschlussübersicht | 10 | 2015 |
| Hauptbücher und -karteien | 10 | 2015 |
| Hauptbuchkonten | 8 | 2017 |
| Hinterlegungsscheine | 6 | 2019 |
| Hypothekenpfandbriefe | 6 | 2019 |
| I | ||
| Importrechnungen | 8 | 2017 |
| Importunterlagen | 6 | 2019 |
| Inkassobücher | 8 | 2017 |
| Inventare | 10 | 2015 |
| Inventare als Bilanzunterlagen | 8 | 2017 |
| Inventurunterlagen | 8 | 2017 |
| Investitionsabrechnungen | 6 | 2019 |
| Investitionszulagenunterlagen | 6 | 2019 |
| J | ||
| Jahresabschlüsse | 10 | 2015 |
| Jahresabschlusserläuterungen | 8 | 2017 |
| Jahresabschlusslisten | 8 | 2017 |
| Jahreskontoblätter | 8 | 2017 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 | 2015 |
| Jubilarfeierunterlagen | 8 | 2017 |
| Jubiläumsunterlagen | 8 | 2017 |
| K | ||
| Kalkulationsunterlagen | 6 | 2019 |
| Kantinenunterlagen | 8 | 2017 |
| Kapitalerhöhungsunterlagen | 6 | 2019 |
| Kapitalverkehrssteuerunterlagen | 6 | 2019 |
| Kassenberichte | 8 | 2017 |
| Kassenbücher u. -blätter | 8 | 2017 |
| Kassenstreifen | 6 | 2019 |
| Kassenzettel (Buchungsunterlage) | 8 | 2017 |
| Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2019 |
| Kaufverträge | 6 | 2019 |
| Kilometergeldabrechnungen | 8 | 2017 |
| Kommissionslisten | 6 | 2019 |
| Konnossemente | 6 | 2019 |
| Konsignationsunterlagen | 6 | 2019 |
| Kontenpläne/Kontenplanänderungen | 8 | 2017 |
| Kontenregister | 8 | 2017 |
| Kontoauszüge | 8 | 2017 |
| Kontokorrentbücher | 8 | 2017 |
| Kostenartenpläne | 8 | 2017 |
| Kostenstellenpläne | 6 | 2019 |
| Kostenträgerrechnung | 6 | 2019 |
| Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) | 8 | 2017 |
| Kostenvoranschläge | 6 | 2019 |
| Kreditorenkonten | 8 | 2017 |
| Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 | 2019 |
| Kurssicherungsunterlagen | 8 | 2017 |
| Kurzarbeitergeldanträge | 6 | 2019 |
| Kurzarbeitergeldlisten | 6 | 2019 |
| L | ||
| Ladescheine | 8 | 2017 |
| Lageberichte | 10 | 2015 |
| Lagerbuchführungen | 10 | 2015 |
| Lagerprotokolle | 6 | 2019 |
| Leasingunterlagen | 6 | 2019 |
| Leergutabrechnungen | 6 | 2019 |
| Lieferscheine | 8 | 2017 |
| Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) | 8 | 2017 |
| Lizenzunterlagen | 8 | 2017 |
| Lohnbelege | 8 | 2017 |
| Lohnkonto (siehe Anmerkungen) | 6 | 2019 |
| Lohnlisten | 10 | 2015 |
| Lohnsteuerunterlagen | 8 | 2017 |
| Lohnunterlagen | 6 | 2019 |
| Lohnvorschusskonten | 8 | 2017 |
| Luftfrachtbriefe | 6 | 2019 |
| M | ||
| Magnetbänder (mit Buchfunktion) | 8 | 2017 |
| Mahnbescheide | 6 | 2019 |
| Mahnungen | 6 | 2019 |
| Maklerschlussnoten | 6 | 2019 |
| Materialabrechnungen | 8 | 2017 |
| Materialbeanstandungen | 6 | 2019 |
| Materialentnahmescheine | 6 | 2019 |
| Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 | 2019 |
| Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung | 8 | 2017 |
| Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen | 6 | 2019 |
| Mikrofilmverfahrensbeschreibungen | 8 | 2017 |
| Montageversicherungsakten | 8 | 2017 |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 8 | 2017 |
| N | ||
| Nachkalkulationen | 8 | 2017 |
| Nachnahmebelege | 8 | 2017 |
| Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2019 |
| Nebenbücher | 10 | 2015 |
| Nettolohnlisten | 8 | 2017 |
| Nutzflächenermittlung | 8 | 2017 |
| O | ||
| Obligationen | 6 | 2019 |
| Offene-Posten-Listen | 8 | 2017 |
| Orderpapiere | 6 | 2019 |
| Organisationsunterlagen der Buchführung | 10 | 2015 |
| Organschaftsabrechnungen | 8 | 2017 |
| Organschaftsverträge | 8 | 2017 |
| P | ||
| Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 | 2019 |
| Patentunterlagen | 6 | 2019 |
| Patientenakten (Arztpraxen) | 10 | 2015 |
| Pensionsrückstellungsunterlagen | 8 | 2017 |
| Pensionszahlungen | 8 | 2017 |
| Pfandleihbücher | 8 | 2017 |
| Pfändungsunterlagen | 8 | 2017 |
| Portokassenbücher | 8 | 2017 |
| Postaufträge | 6 | 2019 |
| Postbankauszüge | 8 | 2017 |
| Postbankbelege | 8 | 2017 |
| Postscheckbelege | 8 | 2017 |
| Preislisten | 6 | 2019 |
| Preisvereinbarungen | 6 | 2019 |
| Privatentnahmebelege | 8 | 2017 |
| Programmbeschreibung für EDV | 8 | 2017 |
| Proteste (Scheck, Wechsel) | 6 | 2019 |
| Protokolle (Buchungsbelege) | 8 | 2017 |
| Protokolle (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2019 |
| Provisionsabrechnungen | 8 | 2017 |
| Prozessakten | 10 | 2015 |
| Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) | 10 | 2015 |
| Q | ||
| Qualitätsberichte | 6 | 2019 |
| Quittungen | 8 | 2017 |
| R | ||
| Rechnungen | 8 | 2017 |
| Rechnungsabgrenzungsermittlung | 8 | 2017 |
| Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2019 |
| Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer/ für Unternehmer | 8 | 2017 |
| Rentenversicherungsnachweise | 6 | 2019 |
| Repräsentationsaufwendungen | 8 | 2017 |
| Repräsentationskosten | 8 | 2017 |
| Rückstellungsunterlagen | 8 | 2017 |
| Rückwareneingangsjournale | 6 | 2019 |
| S | ||
| Sachanlagevermögenskarteien | 8 | 2017 |
| Sachkonten | 8 | 2017 |
| Saldenbestätigungen | 8 | 2017 |
| Saldenbilanzen | 10 | 2015 |
| Schadensmeldungen und -unterlagen | 6 | 2019 |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 6 | 2019 |
| Scheckbestandsaufnahmen | 8 | 2017 |
| Schecks | 8 | 2017 |
| Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) | 6 | 2019 |
| Schriftwechsel | 6 | 2019 |
| Schuldtitel | 8 | 2017 |
| Sicherungsübereignungen | 6 | 2019 |
| Skontounterlagen | 8 | 2017 |
| Sondergutschriften | 8 | 2017 |
| Sozialpläne | 6 | 2019 |
| Sozialversicherungsbeitragskonten | 6 | 2019 |
| Sparprämienanträge | 6 | 2019 |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 8 | 2017 |
| Spendenbescheinigungen | 8 | 2017 |
| Steuerbescheide und -erklärungen | 8 | 2017 |
| Steuerrückstellungsberechnungen | 8 | 2017 |
| Steuerunterlagen | 6 | 2019 |
| Stornobelege | 8 | 2017 |
| Stundenlohnzettel als Buchungsbelege | 8 | 2017 |
| T | ||
| Teilzahlungsbelege | 6 | 2019 |
| Telefonkostennachweise | 8 | 2017 |
| Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2019 |
| Testate als Bilanzteil | 8 | 2017 |
| Transportschadenunterlagen | 6 | 2019 |
| Transportversicherungsanmeldungen | 6 | 2019 |
| Trennungsgeldermittlungen | 8 | 2017 |
| U | ||
| Überstundenlisten | 10 | 2015 |
| Überweisungsbelege | 8 | 2017 |
| Umbuchungsbelege | 8 | 2017 |
| Umsatzsteuervergütungen | 8 | 2017 |
| Umsatzsteuervoranmeldungen | 8 | 2017 |
| Umwandlungsbilanzen | 8 | 2017 |
| Umwandlungsunterlagen | 6 | 2019 |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 | 2019 |
| Unternehmerlohnverrechnungen | 6 | 2019 |
| Urlaubslisten für Rückstellungen | 8 | 2017 |
| V | ||
| Valuta-Belege | 8 | 2017 |
| Verbindlichkeiten | 10 | 2015 |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 | 2015 |
| Verfrachtungsaufträge | 6 | 2019 |
| Verkaufsbücher, -journale | 10 | 2015 |
| Vermögensteuerunterlagen | 6 | 2019 |
| Vermögensverzeichnis | 10 | 2015 |
| Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen) | 6 | 2019 |
| Verpfändungsunterlagen | 8 | 2017 |
| Verrechnungskonten | 8 | 2017 |
| Verrechnungspreisunterlagen | 8 | 2017 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 6 | 2019 |
| Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege | 8 | 2017 |
| Versicherungspolicen | 6 | 2019 |
| Versteigerungsunterlagen | 6 | 2019 |
| Verträge | 6 | 2019 |
| Vertreterunterlagen | 6 | 2019 |
| Verwahrungsbücher für Wertpapiere | 8 | 2017 |
| Viehregister | 10 | 2015 |
| Vollmachten (Urkunden) | 6 | 2019 |
| Vollständigkeitserklärungen | 8 | 2017 |
| Vorauszahlungsbelege | 8 | 2017 |
| Vorschusskonten | 8 | 2017 |
| Vorschusslisten als Buchungsbelege | 8 | 2017 |
| W | ||
| Währungsforderungen | 8 | 2017 |
| Warenabgabescheine | 6 | 2019 |
| Warenbestandsaufnahmen | 8 | 2017 |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 8 | 2017 |
| Warenverkehrsbescheinigungen | 6 | 2019 |
| Wechsel | 6 | 2019 |
| Wechsel als Buchungsbeleg | 8 | 2017 |
| Wechselbuch | 8 | 2017 |
| Wechselobligation | 8 | 2017 |
| Weihnachtsgratifikation | 8 | 2017 |
| Werbegeschenknachweise | 8 | 2017 |
| Werbekosten, Belege über | 8 | 2017 |
| Werksrentenanträge | 6 | 2019 |
| Werkstattabrechnungen | 8 | 2017 |
| Werkzeugkosten, Belege über | 8 | 2017 |
| Werkzeugregister als Inventar | 8 | 2017 |
| Wertberichtigungen | 8 | 2017 |
| Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen | 8 | 2017 |
| Wertpapierkurse als Buchungsbelege | 8 | 2017 |
| Wildhandelsbücher | 10 | 2015 |
| Wohnungsbauunterlagen | 6 | 2019 |
| X | ||
| Y | ||
| Z | ||
| Zahlungsanweisungen/-belege | 8 | 2017 |
| Zahlungsträger | 8 | 2017 |
| Zeichnungsvollmachten | 6 | 2019 |
| Zessionen | 6 | 2019 |
| Zinsabrechnungen | 8 | 2017 |
| Zinsberechnungen als Buchungsbeleg | 8 | 2017 |
| Zinsberechnungsunterlagen | 6 | 2019 |
| Zinsstaffeln | 6 | 2019 |
| Zollbelege | 10 | 2015 |
| Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer | 8 | 2017 |
| Zugangsbelege | 8 | 2017 |
| Zuschüsse des Arbeitgebers | 8 | 2017 |
| Zustellungsquittungen | 6 | 2019 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) | 10 | 2015 |
* Bitte beachten Sie, dass das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) am 18. Oktober 2024 verabschiedet wurde. Das Gesetz sieht unter anderem die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege vor. Nach gewissenhafter Prüfung der aktuellen Rechts- und Datenlage können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit oder Richtigkeit der bereitgestellten Informationen übernehmen. Bei Unsicherheiten empfehlen wir, sich an die für Ihr Unternehmen zuständige IHK, Steuerberater, Rechtsanwalt oder Finanzamt zu wenden.
Regelungen des Bürokratieentlastungsgesetzes III
Archivierung elektronisch gespeicherter Steuerdokumente
Das Finanzamt darf im Zuge einer Außenprüfung von jedem Steuerpflichtigen die Einsicht in dessen Datenverarbeitungssystem verlangen und sowohl dessen Nutzung als auch die erstellten Steuerdaten kontrollieren.
Darüber hinaus kann die maschinelle Auswertung von Daten oder Aushändigung von Datenträgern mit den entsprechenden Informationen gefordert werden.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt auch dann, wenn das Datenverarbeitungssystem gewechselt wird oder Daten ausgelagert werden.
Bisher musste dazu auch das System während der gesamten Zeitspanne erhalten werden. Für Daten, deren Aufbewahrungsfrist nach dem 31.12.2020 beginnt, genügt es künftig, 5 Jahre nach einem Wechsel des Systems oder einer Auslagerung der Daten einen Datenträger mit den digital gespeicherten Steuerunterlagen bereitzuhalten.
Die gesetzliche Regelung hierzu finden Sie im aktualisierten § 147 Abs 6 S. 6 AO sowie im Anwendungserlass zur Abgabenordnung im Art. 97 § 19b Abs. 2 AEAO.
Regelungen des Bürokratieentlastungsgesetzes IV
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) ist die jüngste Gesetzesinitiative des Bundes zur Reduzierung administrativer Pflichten für Unternehmen. Der Gesetzgeber verfolgt mit dem BEG IV das Ziel, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen von Dokumentations-, Aufbewahrungs- und Meldepflichten zu entlasten und damit Verwaltungskosten dauerhaft zu senken.
Das Gesetz trat am 01.01.2025 in Kraft. Seit diesem Zeitpunkt gelten mehrere rechtliche Anpassungen, die unmittelbar den Umgang mit geschäftlichen Unterlagen betreffen.
Zu den zentralen Änderungen gehören:
- Verkürzungen einzelner handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen, soweit keine spezialgesetzlichen Vorgaben entgegenstehen.
- Präzisierungen zu digitalen Belegen, um die Umstellung auf elektronische Dokumentation zu erleichtern.
- Erweiterte Erleichterungen für Kleinunternehmen, etwa bei Nachweis- und Aufbewahrungspflichten.
Auswirkungen auf Aufbewahrungsfristen und Aktenvernichtung
Für viele Unterlagen, die bisher 10 Jahre aufzubewahren waren, ist nach BEG IV eine Verkürzung auf 8 Jahre vorgesehen, sofern nicht besondere Branchen- oder Spezialgesetze (z. B. § 147 AO, HGB, Berufsrecht, DSGVO-Dokumentationspflichten) längere Fristen verlangen.
Dadurch können Unternehmen bestimmte Unterlagen früher zur fachgerechten Vernichtung freigeben.
Für personenbezogene Daten gilt weiterhin, dass sie unverzüglich zu löschen bzw. zu vernichten sind, sobald der Zweck entfällt – unabhängig von BEG-IV-Fristen.
Für die Praxis bedeutet das:
- Prüfen, welche Unterlagen tatsächlich unter die neuen verkürzten Fristen fallen.
- Frühere Entsorgung planen, um Archivbestände zu reduzieren.
- Bei sensiblen Daten weiterhin Vernichtung nach Schutzklasse 2 / P-4, für Berufsgeheimnisträger nach Schutzklasse 3 / P-4, beauftragen.
Damit schafft BEG IV mehr Handlungsspielraum für frühere Aktenreduzierung, ändert jedoch nichts an den datenschutzrechtlichen Anforderungen an eine sichere Vernichtung.
Berechnung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für das Jahr 2026
Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung in laufend geführte Aufzeichnungen vorgenommen wurde.
Das heißt, nachdem die letzten Buchungen erfolgt sind, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss, die Inventur oder der Lagerbericht abgeschlossen ist.
Für Geschäfts- oder Handelsbriefe gilt als Fristbeginn der Ablauf des Jahres, in welchem sie versandt oder empfangen worden sind.
Bei Buchungsbelegen oder anderweitigen Unterlagen ist der Ablauf des Kalenderjahres, in welchem sie entstanden sind, ausschlaggebend.
Wenn zum Beispiel die letzten Buchungen für 2013 im darauffolgenden Jahr 2014 vorgenommen wurden, dürfen Sie ab dem 1.1.2025 sämtliche Unterlagen für 2013 vernichten; denn die Aufbewahrungsfrist für die 2013 erstellten Daten beginnt mit dem Jahreswechsel 2014 / 2015, läuft 10 Jahre und endet zum Jahreswechsel 2024 / 2025. Nach Ablauf der Frist ist die Aktenvernichtung von Rechts wegen möglich.
Hinweis:
Falls das Finanzamt vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist, in unserem Beispiel also bis zum 31.12.2024, in Schriftform eine Außenprüfung ankündigt, verlängert sich die Frist entsprechend!
Kostenloser Download: Aufbewahrungsfristen Tabelle für 2026
Hier finden Sie eine umfangreiche Tabelle mit weiterführenden Informationen und den Aufbewahrungsfristen für Ihre kaufmännischen Unterlagen - von "A" wie Abhängigkeitserklärungen bis zu "Z" wie Zwischenbilanz.
Vorsicht: Aussetzung der Aufbewahrungsfrist
Die allgemeine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt nur dann, wenn Steuerbescheide uneingeschränkt rechtswirksam sind.
Aufbewahrungsfristen
Im Zweifel sollte die Buchhaltung mit der Aktenvernichtung warten und die Unterlagen länger aufbewahren.
Doch welche Dokumente und Daten sind in der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist miteinbegriffen?
Die Frage lässt sich allgemein wie folgt beantworten: Unterlagen, die als Buchungsgrundlage verwendet wurden, müssen durch den Steuerpflichtigen 10 Jahre lang aufbewahrt werden, andere wichtige Dokumente nur 6 Jahre.
Zur Eindämmung der Schwarzarbeit wurde weiterhin eine Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen gesetzlich festgelegt. Sie beträgt 2 Jahre.
Einige Dokumente sollten sogar etwa 30 Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu zählen:
- Urteile
- Mahnbescheide
- Prozessakten
Unterlagen, die grundsätzlich nie entsorgt, sondern ein Leben lang aufgehoben werden sollten, sind beispielsweise:
- Geburtsurkunden, Taufscheine und Heiratsurkunden
- Sterbeurkunden von Angehörigen
- Ärztliche Gutachten
- Abschlusszeugnisse
- Ausbildungsurkunden
- Dokumente zur Rentenberechnung mit den dazugehörigen Arbeitsverträgen, Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen