Aufbewahrungsfristen für Gehaltsabrechnungen und Personalunterlagen

Aufbewahrungsfristen für Gehaltsabrechnungen und Personalunterlagen: Was Unternehmen wissen müssen

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Die gesetzeskonforme Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen und Personalunterlagen gehört zu den grundlegenden Pflichten jedes Unternehmens.

Als Arbeitgeber müssen Sie Lohnabrechnungen für mindestens 10 Jahre sicher archivieren, während für die allgemeine Personalakte eine Aufbewahrungspflicht von 3 Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gilt.

Für bestimmte Dokumente gelten jedoch deutlich längere Fristen von bis zu 30 Jahren. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann erhebliche Bußgelder und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Was sind Gehaltsabrechnungen und Personalunterlagen?

Gehaltsabrechnungen

Gehaltsabrechnungen (auch Lohnabrechnungen oder Entgeltabrechnungen genannt) sind Dokumente, die alle relevanten Informationen zur monatlichen Vergütung eines Arbeitnehmers enthalten.

Sie dienen als Nachweis für die korrekte Abrechnung und Auszahlung des Arbeitsentgelts sowie für die Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.

Bestandteile einer Gehaltsabrechnung:

  • Bruttogehalt und Nettobezüge
  • Steuern (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag)
  • Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung)
  • Sonderzahlungen und Zulagen
  • Abzüge und Beiträge (z.B. VWL, betriebliche Altersvorsorge)
  • Urlaubsansprüche und Fehlzeiten

Personalunterlagen

Personalunterlagen umfassen sämtliche Dokumente, die im Kontext des Beschäftigungsverhältnisses eines Mitarbeiters stehen und in der Personalakte geführt werden.

Typische Bestandteile einer Personalakte:

  • Bewerbungsunterlagen und Lebenslauf
  • Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
  • Qualifikationsnachweise und Zeugnisse
  • Bescheinigungen zur Sozialversicherung
  • Krankmeldungen und Fehlzeiten
  • Beurteilungen und Abmahnungen
  • Korrespondenz mit dem Mitarbeiter
  • Dokumentation von Mitarbeitergesprächen
  • Kündigungsschreiben oder Aufhebungsverträge

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Gehaltsabrechnungen und Personalunterlagen

Aufbewahrungsfristen für Gehaltsabrechnungen

Für Gehaltsabrechnungen und lohnrelevante Unterlagen gilt in Deutschland eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Diese Frist ergibt sich aus mehreren Rechtsgrundlagen:

  • § 147 Abgabenordnung (AO): Verpflichtet zur Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen
  • § 257 Handelsgesetzbuch (HGB): Regelt die Aufbewahrung von Buchungsbelegen
  • § 28f Sozialgesetzbuch IV (SGB IV): Verpflichtet zur Aufbewahrung von Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde.

Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen

Bei Personalunterlagen sind die Aufbewahrungsfristen differenzierter zu betrachten:

DokumentenartAufbewahrungsfristRechtsgrundlage
Allgemeine Personalakten3 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses§ 195 BGB (allgemeine Verjährungsfrist)
Bewerbungsunterlagen (nicht eingestellte Bewerber)3-6 Monate§ 61 Abs. 1 SGB IX, § 15 AGG
Arbeitszeitnachweise2 Jahre§ 16 Abs. 2 ArbZG
Unterlagen zu Arbeitsunfällen5 Jahre§ 193 SGB VII
Lohn- und Gehaltsunterlagen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung30 JahreRentenrechtliche Aufbewahrungspflichten
Sozialversicherungsnachweise30 Jahre§ 28f SGB IV

Diese Fristen dienen dem Schutz von Arbeitgeber- und Arbeitnehmerinteressen gleichermaßen und sichern die Nachweisbarkeit von Ansprüchen.

Sonderregelungen und Ausnahmen bei Aufbewahrungsfristen

Verlängerte Aufbewahrungsfristen

In bestimmten Fällen können sich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Gehaltsabrechnungen und Personalunterlagen verlängern:

Steuer- und Betriebsprüfungen

  • Bei laufenden Steuer- oder Betriebsprüfungen verlängert sich die Aufbewahrungsfrist automatisch bis zum Abschluss des Verfahrens.
  • Erhält ein Unternehmen eine Prüfungsanordnung, dürfen auch Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist, nicht vernichtet werden.

Rechtsstreitigkeiten

  • Bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen, Klagen auf Rentenbeiträge oder sonstigen rechtlichen Konflikten müssen alle relevanten Dokumente bis zur endgültigen Klärung aufbewahrt werden.
  • Dies kann die Aufbewahrungsfrist um Jahre verlängern.

Rentenrelevante Unterlagen

  • Für Nachweise zur betrieblichen Altersversorgung und Sozialversicherung gilt grundsätzlich die verlängerte Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren, um später mögliche Rentenansprüche belegen zu können.

Verkürzte Aufbewahrungsfristen nach DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fordert eine Datensparsamkeit und zeitliche Begrenzung der Speicherung personenbezogener Daten:

  • Personenbezogene Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.
  • Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen besteht daher eine Löschpflicht gemäß Art. 17 DSGVO.
  • Bei abgelehnten Bewerbern müssen Unterlagen nach 3-6 Monaten gelöscht werden, es sei denn, der Bewerber hat einer längeren Speicherung zugestimmt.

Folgen bei Verstoß gegen Aufbewahrungspflichten

Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kann für Unternehmen schwerwiegende Konsequenzen haben:

Steuerrechtliche Konsequenzen

  • Schätzungsbefugnis des Finanzamts: Bei fehlenden Unterlagen kann die Finanzbehörde nach § 162 AO die Besteuerungsgrundlagen schätzen, was meist zu höheren Steuernachzahlungen führt.
  • Bußgelder: Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten können mit Bußgeldern bis zu 25.000 Euro geahndet werden.
  • Zinsen: Bei Nachzahlungen aufgrund von Schätzungen fallen zusätzlich Zinsen von 6% pro Jahr an.

Arbeitsrechtliche Folgen

  • Beweislastumkehr: Bei fehlenden Personalakten oder Gehaltsabrechnungen kann es zu einer Beweislastumkehr kommen, was den Arbeitgeber in Rechtsstreitigkeiten mit ehemaligen Mitarbeitern benachteiligt.
  • Schadensersatzansprüche können entstehen, wenn durch die Vernichtung von Unterlagen Ansprüche nicht mehr nachgewiesen werden können.

Datenschutzrechtliche Konsequenzen

  • Verstöße gegen die DSGVO: Bei zu langer Aufbewahrung personenbezogener Daten drohen Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes.
  • Reputationsschaden: Öffentlich bekannt gewordene Verstöße können das Unternehmensimage nachhaltig schädigen.

Warum empfehlen wir eine sichere Vernichtung gemäß DSGVO & DIN 66399?

Datenschutzrechtliche Anforderungen

Gehaltsabrechnungen und Personalunterlagen enthalten hochsensible personenbezogene Daten, deren Schutz höchste Priorität haben sollte. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen diese Daten sicher vernichtet werden:

  • Art. 5 und Art. 17 DSGVO fordern die sichere Löschung personenbezogener Daten nach Zweckerfüllung.
  • Eine unsachgemäße Entsorgung kann als Datenschutzverstoß gewertet werden und zu Bußgeldern führen.
  • Die ordnungsgemäße Vernichtung sollte dokumentiert werden, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

DIN-66399-Standards für die Vernichtung

Die DIN 66399 definiert Schutzklassen und Sicherheitsstufen für die Vernichtung von Datenträgern. Zum Hier finden Sie vertiefende Informationen zum Thema DIN 66399.

Professionelle Aktenvernichtung vs. interne Lösung

Vorteile einer professionellen Aktenvernichtung:

  • Garantierte Einhaltung der DIN-66399-Standards
  • Nachweis der ordnungsgemäßen Vernichtung durch Zertifikate
  • Entlastung der eigenen Ressourcen
  • Risikominimierung durch spezialisierten Dienstleister

Bei interner Vernichtung zu beachten:

  • Geeignete Aktenvernichter mit ausreichender Sicherheitsstufe anschaffen
  • Mitarbeiter für den korrekten Umgang schulen
  • Prozesse zur regelmäßigen Vernichtung implementieren
  • Vernichtungsprotokoll führen

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Häufig gestellte Fragen zur Aufbewahrung und Entsorgung von Gehaltsabrechnungen und Personaldaten (FAQ)

Wie lange muss ein Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen aufbewahren?

Arbeitgeber müssen Gehaltsabrechnungen und ähnlcihe Unterlagen für mindestens 10 Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Diese Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus § 147 AO und § 257 HGB.

Müssen auch digitale Gehaltsabrechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden?

Ja, für elektronische Gehaltsabrechnungen gelten dieselben Aufbewahrungsfristen wie für Papierdokumente. Sie müssen entsprechend der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, sie müssen unveränderbar, vollständig, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein.

Wann darf eine Personalakte vernichtet werden?

Die allgemeine Personalakte darf frühestens 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses vernichtet werden (allgemeine Verjährungsfrist nach § 195 BGB). Für bestimmte Bestandteile gelten jedoch längere Fristen: Lohnunterlagen müssen 10 Jahre und Sozialversicherungsnachweise 30 Jahre aufbewahrt werden. Bei laufenden Rechtsstreitigkeiten dürfen keine relevanten Unterlagen vernichtet werden.

Was sind die Konsequenzen, wenn Personalunterlagen zu früh vernichtet werden?

Bei vorzeitiger Vernichtung von Personalunterlagen drohen mehrere Konsequenzen: steuerrechtliche Bußgelder bis zu 25.000 Euro, arbeitsrechtliche Nachteile durch Beweislastumkehr bei Rechtsstreitigkeiten, mögliche Schadensersatzansprüche ehemaliger Mitarbeiter sowie eventuelle Schwierigkeiten bei der Nachweisführung gegenüber Sozialversicherungsträgern oder der Rentenversicherung.

Können Mitarbeiter nach ihrem Ausscheiden Einsicht in ihre Personalakte verlangen?

Ja, auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben ehemalige Mitarbeiter ein Recht auf Einsicht in ihre Personalakte, solange diese aufbewahrt wird. Dieses Recht ergibt sich aus § 83 BetrVG und gilt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fort. Der Arbeitgeber muss dem ehemaligen Mitarbeiter die Einsichtnahme ermöglichen oder auf Verlangen Kopien gegen Kostenerstattung anfertigen.

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Die fachgerechte Vernichtung von Gehaltsabrechnungen und Personalunterlagen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein wichtiger Beitrag zum Datenschutz. Als verantwortungsbewusstes Unternehmen sollten Sie auf eine sichere und konforme Vernichtung Ihrer sensiblen Mitarbeiterdaten achten.

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