Rechnungen aller Art sind das buchhalterische Kernstück in Unternehmen. Sie dokumentieren Einnahmen und Ausgaben und dienen als Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung.
Jede geschäftliche Transaktion – vom Verkauf eines Produkts bis zum Bezug einer Leistung – wird in der Regel durch eine Rechnung festgehalten. Daher besitzen Rechnungen einen hohen Stellenwert für die Aufzeichnungspflichten nach Handels- und Steuerrecht.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass Rechnungen geordnet aufbewahrt werden, um die Nachvollziehbarkeit ihrer Geschäftsvorgänge zu gewährleisten. Bei Prüfungen durch Steuerbehörden oder Wirtschaftsprüfer sind vollständige Rechnungsunterlagen oft der Schlüssel, um Fragen schnell und lückenlos beantworten zu können.
Welche Rechnungsarten und Belege unterliegen der Aufbewahrungspflicht?
Im geschäftlichen Umfeld fallen zahlreiche Arten von Rechnungen und rechnungsähnlichen Belegen an. Sie fallen unter die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Nachfolgend bieten wir Ihnen eine Übersicht der wichtigsten Dokumententypen:
| Dokumenttyp | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage (Auswahl) |
|---|---|---|
| Ausgangsrechnungen (Kundenrechnungen) | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO (Abgabenordnung); § 14b Abs. 1 UStG (Umsatzsteuergesetz) |
| Eingangsrechnungen (Lieferanten) | 8 Jahre (ab 2025) | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO i.V.m. BEG IV; § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB (Handelsgesetzbuch) |
| Bareinkaufs- und Verkaufsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO i.V.m. BEG IV |
| Gutschriftanzeigen | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO i.V.m. BEG IV |
| Sondergutschriften | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO i.V.m. BEG IV |
| Handelsrechnungen (Import/Export) | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO i.V.m. BEG IV |
| Abschlussrechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO i.V.m. BEG IV |
| Quittungen (inkl. Gehaltsquittungen u. Ä.) | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO i.V.m. BEG IV |
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Rechnungen – Update 2025
Bisherige Rechtslage
Bis Ende 2024 galt: 10 Jahre Aufbewahrung für fast alle steuerrelevanten Belege. Grundlage waren § 147 AO und § 257 HGB; § 14b UStG bestätigte die 10 Jahre ausdrücklich für Ausgangsrechnungen.
Neuerungen durch BEG IV (ab 1. Jan 2025)
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz senkt die Frist für viele Buchungsbelege – insbesondere Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kostenbelege, Quittungen – von 10 auf 8 Jahre. Die Frist beginnt weiterhin mit dem Jahresende des Entstehungsjahres.
Welche Unterlagen müssen Sie 10 Jahre aufbewahren?
Für Handelsbücher, Inventare, Jahres- und Konzernabschlüsse, Eröffnungsbilanzen sowie andere Organisationsunterlagen ändert sich nichts: Sie müssen unverändert volle 10 Jahre vorgehalten werden.
Sonderfälle
- Anlagegüter: Rechnungen über Maschinen, Fahrzeuge u. Ä. besser so lange aufbewahren, wie das Gut abgeschrieben wird – oft länger als 8 Jahre.
- Privatpersonen: Grundsätzlich keine Pflicht – Ausnahme Handwerkerleistungen: Rechnungen & Zahlungsnachweise 2 Jahre für Gewährleistung / Schwarzarbeitsprävention.
Hier finden Sie ein Video zu den Auswirkungen des BEG IV auf die Aufbewahrungsfristen
Risiken bei vorzeitiger Vernichtung von Rechnungen
Steuerliche Folgen
Wer Unterlagen vor Ablauf der Frist schreddert, verstößt gegen Buchführungspflichten (§ 146 AO). Fehlen Belege bei einer Betriebsprüfung, darf das Finanzamt Steuerschätzungen ansetzen und Bußgelder verhängen.
Strafrechtliche Risiken
Bewusste Früh-Vernichtung kann als Steuerhinterziehung oder „Vernichtung buchführungsrelevanter Dokumente“ (§ 283 StGB) gewertet werden – mit Geld- oder sogar Haftstrafen.
Zivilrechtliche Nachteile
Ohne Rechnungen fehlen Beweise: Forderungen lassen sich schwerer durchsetzen, Einwendungen gegen Ansprüche kaum belegen. Das schwächt die Verhandlungsposition vor Gericht.
Datenschutz – auch zu lang ist falsch
Nach Fristablauf verlangt die DSGVO die Löschung personenbezogener Daten. Rechnungen enthalten Namen, Adressen, Zahlungsinfos. Wer sie zu lange aufbewahrt, riskiert Datenschutzverstöße.
Fazit: Nur fristgerechte Vernichtung schützt vor Steuer-, Straf-, Zivil- und Datenschutzrisiken.
Hier finden Sie ein Video zur Frage: Was kann man tun, wenn man Daten vor Ablauf der Fristen vernichtet?
Sichere Archivierung & Vernichtung von Rechnungen
Unabhängig von der Fristdauer gilt: Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar, sicher und zugänglich aufbewahrt werden.
Dies kann sowohl in physischer Form (Papierarchiv, Ordner im Regal) als auch digital in einem elektronischen Archivsystem erfolgen. Wichtig ist, dass die Integrität und Vollständigkeit der Unterlagen gewahrt bleibt.
Elektronische Rechnungen (z. B. im PDF-Format oder als strukturierte E-Rechnung) dürfen nicht einfach ausgedruckt und der Originaldatensatz gelöscht werden – der digitale Originalbeleg muss über die gesamte Frist unverändert erhalten bleiben.
Unternehmen setzen hier oft auf Dokumentenmanagement-Systeme oder revisionssichere Archivierungslösungen, welche die Anforderungen der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) erfüllen.
Bei Wechsel des Buchhaltungssystems ist sicherzustellen, dass die Daten entweder migriert werden oder noch 5 Jahre lang auf einem lesbaren Datenträger vorgehalten werden
Die Aufbewahrungsfrist der Rechnungen ist abgelaufen – was nun?
Da Rechnungen sensible geschäftliche und personenbezogene Informationen enthalten, ist es zwingend notwendig, sie datenschutzgerecht zu entsorgen.
Die Unterlagen einfach in den Papierkorb zu werfen, ist also keine Option, da dies ein Verstoß gegen die DSGVO ist. Unternehmen sollten daher entweder geeignete Aktenvernichter einsetzen (passend zur Schutzklasse der Dokumente) oder einen zertifizierten Fachentsorger beauftragen.
Ein Dienstleister vernichtet die Unterlagen nach klar definierten Sicherheitsstufen derart, dass eine Wiederherstellung der Informationen praktisch unmöglich ist.
Die Beauftragung eines zertifizierten Dienstleisters hat den Vorteil, dass nach der Vernichtung ein Vernichtungszertifikat als Nachweis der datenschutzkonformen Vernichtung ausgehändigt wird.
Bei der digitalen Datenlöschung gelten vergleichbare Vorsichtsmaßnahmen: Festplatten oder andere Datenträger, auf denen Rechnungsdaten gespeichert waren, sollten nach Ablauf der Frist entweder sicher gelöscht oder physisch zerstört werden (empfohlen), um einen Datenmissbrauch auszuschließen.
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Fazit
Fazit: Rechnungen bilden das Rückgrat der Unternehmensdokumentation und unterliegen klar definierten Aufbewahrungsfristen. Seit 2025 haben sich insbesondere für Rechnungen und Buchungsbelege die Fristen auf 8 Jahre verkürzt, was vielen Unternehmen etwas früher Platz im Archiv verschafft.
Doch Vorsicht ist geboten: Nicht alle Dokumente fallen unter diese Verkürzung, und Fehler bei der Auslegung der Fristen können teuer werden. Eine zu frühe Entsorgung kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, während ein zu langes Aufbewahren datenschutzrechtlich heikel sein kann. Unternehmen sind daher gut beraten, ihre Dokumentenverwaltung regelmäßig zu überprüfen, Branchenbesonderheiten (wie z. B. viele Barbelege im Handel oder Projektakten im Baugewerbe) zu berücksichtigen und im Zweifel Expertenrat (Steuerberater, IHK) einzuholen.
FAQ
Brauche ich Rechnungen noch nach Betriebsprüfung?
Rechnungen erst entsorgen, wenn der schriftliche Prüfbericht unanfechtbar ist.
Reicht der Scan für Papierrechnungen?
Ja – wenn der Scan GoBD-konform, vollständig und unveränderbar archiviert wird.
Müssen private Handwerkerrechnungen aufbewahrt werden?
Privatpersonen 2 Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG i. V. m. Schwarzarbeitsgesetz); für Gewährleistung oft länger sinnvoll.
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