Ein Überblick: Wie sind Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge? Wie kann man sie sicher entsorgen?

Ein Überblick: Wie sind die Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge? Wie kann man sie sicher entsorgen?

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Kein Zweifel, Kontoauszüge zählen zu den wichtigsten Belegen und Bankunterlagen im privaten wie geschäftlichen Zahlungsverkehr.

Aus steuerlichen Gründen müssen sie archiviert werden, aber wie lange? Wann kann man sie entsorgen und warum empfehlen wir eine sichere Datenvernichtung über einen professionellen Dienstleister?

Dieser Beitrag erklärt die gesetzlichen Anforderungen die Privatpersonen, Selbstständige und Unternehmen zu berücksichtigen haben.

Was sind eigentlich Kontoauszüge?

Kontoauszüge dokumentieren sämtliche Zahlungsvorgänge auf einem Bankkonto, darunter Überweisungen, Lastschriften und Geldeingänge. Sie können in Papierform oder digital vorliegen. Im geschäftlichen Bereich gelten sie häufig als Buchungsbeleg und dienen dem Nachweis steuerlich relevanter Vorgänge.

Zu den Unterlagen eines Kontos gehören:

  • Gutschriften, Lastschriften, Dauer- und Überweisungsaufträge,
  • Wertstellungs- und Saldenangaben sowie
  • Buchungstexte als Nachweis für steuer- und zivilrechtliche Ansprüche.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge

Die Aufbewahrungsdauer für Kontoauszüge richtet sich danach, ob es sich um eine Privatperson oder ein Unternehmen handelt:

NutzerkreisFristRechtsgrundlage
Privatpersonenkeine Pflicht;
praxisgerecht 2–3 Jahre*		zivilrechtliche Verjährung (§ 195 BGB)
Unternehmen / Selbstständige10 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO; § 257 HGB
*Empfehlung: bis zum Ablauf vertraglicher Ansprüche (z. B. Gewährleistung).

Fristbeginn: stets der 31. Dezember des Ausstellungsjahres (§ 147 Abs. 4 AO).

Sonderregelungen oder Ausnahmen für die Aufbewahrung

In bestimmten Fällen können zivilrechtliche oder steuerliche Ansprüche längere Fristen nach sich ziehen:

  • Bei laufenden Einspruchsverfahren oder Betriebsprüfungen muss die Aufbewahrung ggf. bis zum Abschluss aufrechterhalten werden (§ 147 Abs. 3 AO).
  • Im Rahmen von Insolvenzverfahren oder Schadensersatzansprüchen kann eine Frist von 30 Jahren gelten (§ 197 BGB) – allerdings betrifft dies nicht pauschal alle Kontoauszüge, sondern nur solche mit Bezug zu den geltend gemachten Forderungen.

Was droht bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht?

Für Unternehmen gilt:
Wer gesetzlich aufbewahrungspflichtige Kontoauszüge vor Ablauf der Frist vernichtet, handelt ordnungswidrig (§ 379 AO) und riskiert:

  • Bußgelder,
  • Steuer-Schätzungen durch das Finanzamt,
  • Nachteile bei Betriebsprüfungen.

Wie kann man Kontoauszüge sicher vernichten?

Nach Ablauf der Fristen darf man Kontoauszüge nicht einfach im Altpapier entsorgen. Sie enthalten sensible Zahlungsinformationen und unterliegen dem unter Umständen Datenschutz.

Wir empfehlen allen Unternehmen dringend eine professionelle, DSGVO-konforme Aktenvernichtung nach DIN 66399 (mindestens mit Schutzklasse 2). Nur so ist Datensicherheit zu gewährleisten. Sollten diese Unterlagen personenbezogene Daten enthalten, ist eine sichere Datenvernichtung ohnehin verpflichtend.

Aufgrund der sensiblen Natur sollten aber auch Privathaushalte darüber nachdenken, einen Dienstleister zu beauftragen. Unterlagen dieser Art sollten auf keinen Fall im Hausmüll oder im Altpapier landen.

Vertiefende Informationen zur fachgerechten Datenvernichtung finden Sie auf unserer Seiten zur Aktenvernichtung und zur Aktenvernichtung für Privathaushalte.

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  • Vernichtung nach DIN 66399 (Sicherheitsstufe P-4, Schutzklasse 2 oder 3)
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie lange muss ich als Privatperson Kontoauszüge aufbewahren?

Als Privatperson sind Sie nicht gesetzlich verpflichtet, Kontoauszüge aufzubewahren. Experten empfehlen jedoch eine Aufbewahrungsdauer von drei Jahren, um bei steuerlichen Nachfragen oder Rechtsstreitigkeiten entsprechende Belege vorlegen zu können. Bei steuerrelevanten Geschäften sollten Sie die Unterlagen sechs Jahre aufbewahren.

Können Kontoauszüge älter als 10 Jahre vernichtet werden?

Ja, Kontoauszüge älter als 10 Jahre können grundsätzlich vernichtet werden, da sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen die längste gesetzliche Aufbewahrungsfrist erfüllt ist. Ausnahmen gelten bei laufenden Rechtsverfahren oder besonderen Geschäftsvorfällen wie Immobiliengeschäften.

Wie lange bewahren Banken Kontoauszüge auf?

Banken müssen Kontoauszüge 10 Jahre aufbewahren nach den bankenaufsichtsrechtlichen Bestimmungen. Kunden können daher bis zu 10 Jahre rückwirkend Duplikate ihrer Kontoauszüge bei der Bank anfordern. Für weiter zurückliegende Zeiträume ist eine Nachforderung in der Regel nicht mehr möglich.

Müssen elektronische Kontoauszüge anders aufbewahrt werden?

Elektronische Kontoauszüge unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierauszüge. Sie müssen jedoch revisionssicher gespeichert werden, das heißt ohne nachträgliche Änderungsmöglichkeit. Ein einfacher PDF-Download reicht aus, solange die Datei unverändert und lesbar bleibt.

Was passiert, wenn ich Kontoauszüge zu früh vernichtet habe?

Bei vorzeitiger Vernichtung von Kontoauszügen drohen je nach Status unterschiedliche Konsequenzen. Privatpersonen haben meist keine direkten rechtlichen Probleme, können aber bei Steuerprüfungen Nachteile erleiden. Unternehmen riskieren Bußgelder bis zu 25.000 Euro und steuerliche Schätzungen durch das Finanzamt.

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Die fachgerechte Vernichtung Ihrer Kontoauszüge nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ist nicht nur rechtlich geboten, sondern schützt auch Ihre persönlichen und geschäftlichen Daten vor Missbrauch. Unsere zertifizierten Vernichtungsverfahren gewährleisten die sichere und DSGVO-konforme Entsorgung Ihrer Bankbelege.

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