Die Akte, oder der Vorgang, aus dem Lateinischen „actum“ für „das Ereignis, das Vollendete“, stellt ein dynamisches System zur Organisation dar, welches Dokumente thematisch oder zeitlich geordnet zusammenfasst. Eine gängige Methode zur Lagerung und Strukturierung solcher Akten ist der Gebrauch von Aktenordnern.
Thematisch können diese Organisationsmittel eine Vielzahl von Geschäftsvorgängen abdecken, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Gerichts-, Geschäfts-, Kranken-, Kriminal-, Kunden-, Patienten-, Personal-, Prozess- oder Verwaltungsakten.
Das Recht auf Einsicht in diese Akten bei Behörden und Gerichten wird den Bürgern, beteiligten Parteien oder Anwälten durch gesetzliche Regelungen garantiert.
Der Hauptzweck von Akten und ihrem Inhalt liegt in der Dokumentation, wobei das effektive Auffinden und Nutzbarmachen von Dokumenten und Informationen im Vordergrund steht.
Das Sammeln und Ordnen allein bilden noch keine Dokumentation; diese wird erst durch die Möglichkeit des Wiederauffindens von Informationen komplettiert.
Innerhalb der Akten findet man diverse Arten von Dokumenten auf Papier und andere Medien wie Filme oder Fotos. Zu den internen Dokumenten, die abgelegt werden, gehören unter anderem Vermerke oder Notizen, die nach den Akten benannt sind, sowie eigene Geschäftsschreiben. Externe Dokumente wie fremde Rechnungen oder Korrespondenz werden ebenfalls einer Akte hinzugefügt.
Das Aktenzeichen, abgeleitet vom Namen der Akte, fungiert als eine Art Ordnungsnummer im Aktenplan, mit der ein Geschäftsvorgang in der Korrespondenz gekennzeichnet wird. Es beinhaltet die Organisationsnummer der entsprechenden Dienststelle oder Abteilung, den Code des spezifischen Aufgabenbereichs, zu dessen Bearbeitung die Akte angelegt wurde, die Nummer der spezifischen Akte sowie oft das Jahr (z.B.: 30–13/03/175.67).
Die Sortierung erfolgt nach numerischer, chronologischer oder alphabetischer Reihenfolge, je nach Anforderung.
Aktennotiz
Die Aktennotiz ist ein internes Dokumentationsinstrument, das relevante Ereignisse, Gespräche oder Sachverhalte zu einem Verwaltungsvorgang in prägnanter Form festhält. Sie dient vorwiegend der Informationssicherung, Beweissicherung und Nachvollziehbarkeit von Abläufen innerhalb einer Organisation oder Behörde.
Eine fachgerecht erstellte Aktennotiz umfasst mindestens: Datum der Erstellung, Namen des Verfassers, den Anlass, die Beteiligten, eine möglichst genaue Beschreibung des dokumentierten Sachverhalts sowie den Betreff. Weitere sinnvolle Angaben sind Position/Funktion jener Personen, um den Kontext im Nachhinein eindeutig nachvollziehbar zu machen. Objektivität, Sachlichkeit und Verständlichkeit sind für die Rechtssicherheit und spätere Beweisfähigkeit entscheidend.
Aktennotizen können später Bestandteil rechtlicher Auseinandersetzungen werden und unterliegen daher besonderen Anforderungen an Datenschutz, Wahrhaftigkeit und Aufbewahrung gemäß den jeweils geltenden gesetzlichen Fristen (z.B. Bundesdatenschutzgesetz, Betriebsverfassungsgesetz). Eine präzise und sorgfältige Dokumentation unterstützt die rechtssichere Organisation und beugt späteren Unklarheiten oder Streitigkeiten vor.
Eine rechtssichere und lückenlose Aktennotiz trägt damit maßgeblich dazu bei, interne Vorgänge nachvollziehbar zu dokumentieren und im Streitfall als wertvolle Grundlage für die Beweisführung und die Wahrung von Rechtspositionen zu dienen.
Aktenführung
Aktenführung bezeichnet den systematischen Prozess der Erstellung, Bearbeitung, Organisation, Aufbewahrung und Entsorgung von Akten innerhalb einer Organisation oder Behörde.
Sie umfasst die Verwaltung von Dokumenten und Informationen, von ihrer Entstehung oder dem Eingang bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsfrist, einschließlich der Archivierung oder Vernichtung.
Dies gewährleistet, dass Informationen bzw. Daten effizient verwaltet, leicht zugänglich, sicher aufbewahrt und vor Verlust oder Beschädigung geschützt sind. Sie unterstützt die Transparenz, Rechenschaftspflicht und Effizienz in administrativen und geschäftlichen Abläufen, indem sie eine strukturierte Dokumentation und Nachverfolgbarkeit von Entscheidungen und Vorgängen ermöglicht.
Aktenvermerk
Ein Aktenvermerk ist ein Dokumentationswerkzeug, das Informationen, Entscheidungen und Vorgänge schriftlich festhält. Es dient der Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Informationsweitergabe innerhalb organisatorischer Prozesse.
Die zeitnahe Datendokumentation gewährleistet die Relevanz und Genauigkeit der Informationen. Die systematische Archivierung erleichtert zudem die schnelle Auffindbarkeit und Zugänglichkeit.
Zur Identifizierung der Akten und Dokumente innerhalb eines Ordnungssystems werden Aktenzeichen angelegt. Diese eindeutige Kennzeichnung ermöglicht eine effiziente Organisation, schnelle Auffindbarkeit und eindeutige Zuordnung von Dokumenten zu spezifischen Vorgängen oder Sachverhalten.