Wer kennt es nicht? Der Mitbewerber versendet E-Mail Newsletter an seine Kunden und holt dafür keine Einwilligung ein. „Das darf der doch nicht, oder?“ Doch, das darf er, denn es gibt eine Ausnahme für den Versand von Newslettern, die keiner Einwilligung bedarf – aber eins nach dem anderen.
Sie möchten einen E-Mail Newsletter an Ihre Bestandskunden senden …
Es gibt in dem Zusammenhang zwei wichtige Punkte, die Sie beachten müssen:
Die Frage danach,
- OB und WANN man eine Einwilligung für den Versand von Newslettern benötigt und einholen muss,
- und ab wann es sich um Werbe-E-Mails handelt.
Warum das wichtig ist, klären wir gleich.
Das wichtigste vorab: Setzen Sie (Bestands)Kunden, Interessenten usw. ungefragt auf eine E-Mail Liste, begehen Sie sowohl einen Datenschutz als auch einen wettbewerbsrechtlichen Verstoß.
Tatsächlich befinden wir uns hier in zwei unterschiedlichen Rechtsgebieten, die in diesem Fall regeln,
– OB Sie die personenbezogenen Daten nutzen dürfen (Datenschutzrecht)
– WIE Sie die personenbezogenen Daten nutzen dürfen (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) Sie sollten daher in Ihrer Planung sehr aufmerksam sein und differenziert betrachten, was Sie vorhaben.
Wann ist Ihre E-Mail an Bestandskunden als Werbung einzustufen?
Immer dann, wenn es dem Absatz Ihrer Waren oder Dienstleistungen dient, bzw. diesen fördern soll.
Auch wenn es dazu regelmäßig Diskussionen gibt, ist der eigentliche Hintergrund bei näherer Betrachtung wohl unstrittig. Wenige der Dinge, die Marketing- oder Vertriebsaufgaben sind, haben zur Absatzförderung keinen Bezug.
Beispielsweise sind Hinweise auf Veranstaltungen, aber auch Einladungen auf Messen das Ziel der o.g. Absatzförderung und werden folglich als Werbung eingestuft.
Einwilligungserfordernis
E-Mails enthalten personenbezogene Daten.
Es gelten deshalb die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Zur Verarbeitung personenbezogener Daten für den Versand von Newslettern an Bestandskunden braucht es für das Marketing als Rechtsgrundlage die Einwilligung der betroffenen Person.
- Der Empfänger muss dem Empfang zustimmen.
- Die Einwilligung für den Erhalt der E-Mail müssen Sie nachweisen können (dokumentieren) – am besten mittels einer protokollierten IP-Adresse. (Ein E-Mail Versanddienstleister kann diese Aufgabe in der Regel erfüllen.)
- Über das Double-Opt-in-Verfahren findet eine Verifizierung statt. Die dient dazu, dass niemand jemand anderen anmelden kann.
Ausnahme von der Einwilligungserfordernis
Jetzt kommen wir zu den Voraussetzungen für den Versand OHNE eine Einwilligung.
Diese finden Sie in der Ausnahmeregelung des § 7 Abs. 3 UWG.
Achtung: Sie müssen ALLE (!) der folgenden Voraussetzungen erfüllen, um ohne eine Einwilligung Werbe-E-Mails versenden zu dürfen:
- Die E-Mail-Adresse haben Sie „im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung“ erhoben (bestehende Geschäftsbeziehung).
- Die E-Mail-Adresse verwenden Sie ausschließlich zur Direktwerbung für EIGENE ÄHNLICHE Waren oder Dienstleistungen. (keine Bewerbung von Fremdprodukten, auch nicht von Tochtergesellschaften)
- Der Kunde hat der Verwendung zu Werbezwecken nicht widersprochen (= sich nicht ausgetragen / abgemeldet, mündlicher Widerspruch).
- Der Kunde wurde bei Erhebung der Adresse über die Verwendung informiert, UND wird bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann.
Diese Punkte müssen Sie VOR dem Versand Ihres Newsletters sicherstellen und erfüllen.
Das nachträgliche Überführen von E-Mail-Adressen ist nicht möglich, denn sie können schlichtweg den Vorabhinweis nicht erfüllen. Fehlt in Ihrem Prozess auch nur einer der genannten Punkte, dann verzichten Sie auf den Versand!
Wann ist ein Kunde ein Kunde?
Eigentlich ist die Definition eines Kunden ziemlich einfach: Jemand muss Ihre Waren- oder Dienstleistungen bei Ihnen gekauft bzw. beauftragt haben. Es muss ein Vertrag zustande gekommen sein.
Zur Differenzierung hilft eventuell die Betrachtung des Interessenten – dieser hat bisher nicht gekauft und wird es möglicherweise auch nicht tun.
Tritt ein Kunde von einem Vertrag zurück, sind Sie auf der ganz sicheren Seite, wenn Sie diesen auch von der Mailingliste entfernen.
Konkret bedeutet die oben genannte und beschriebene Ausnahme: wenn Sie sich bisher nicht mit dieser Möglichkeit beschäftigt haben, planen Sie die Umsetzung für die Zukunft und erstellen eine neue Mailingliste.
Vermeiden Sie allein schon aus praktischen Gründen die Mischung von Abonnenten mit Einwilligung und ihren Kunden, denen Sie Ihren Newsletter auf Basis der Ausnahmeregelung zusenden.
Sicherheitshalber an dieser Stelle noch der Hinweis, dass diese Vorgaben und Möglichkeiten für Markteilnehmer und Verantwortliche, also in der Regel gewerblich Tätige richten.
Über den Autor:
Christian Schröder ist Geschäftsführer der DSK360 GmbH. Er ist zertifizierter Datenschutzbeauftragter (IHK), Datenschutzauditor (TÜV), Informationssicherheitsbeauftragter (OTH Regensburg), Certified International Privacy Professional Europe / CIPP/E (IAPP) und
Certified International Privacy Manager / CIPM (IAPP).
Kontakt: info@dsk360.de
Web: https://dsk360.de/