{"id":877,"date":"2024-02-02T14:57:00","date_gmt":"2024-02-02T13:57:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.mammut-aktenvernichtung.de\/bl\/?p=877"},"modified":"2024-04-05T14:49:53","modified_gmt":"2024-04-05T12:49:53","slug":"daten-loeschen-aber-bitte-nur-mit-dem-richtigen-loeschkonzept","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.mammut-aktenvernichtung.de\/bl\/datenschutz\/loeschkonzept\/daten-loeschen-aber-bitte-nur-mit-dem-richtigen-loeschkonzept\/","title":{"rendered":"Daten l\u00f6schen \u2013 aber bitte nur mit dem richtigen L\u00f6schkonzept"},"content":{"rendered":"\n

Deutsche Unternehmen gelten bei Datensch\u00fctzern gerne als Datenbewahrer. Nur schwer trennen sich Unternehmen von Akten oder Daten. Diese werden zun\u00e4chst f\u00fcr Wirtschafts- und Finanzpr\u00fcfer mindestens zehn Jahre aufbewahrt. Oder sicherheitshalber doch f\u00fcr immer? Oft f\u00fchlt es sich aber auch einfach besser an, wenn man bei Bedarf noch einmal auf fr\u00fcheren Schriftverkehr, Auftragsunterlagen oder Kundendaten zugreifen kann. Doch unter Beachtung der heutigen rechtlichen Rahmenbedingungen kann das zu lange Aufbewahren ebenfalls zu einem Unternehmensrisiko werden. Dieser Artikel soll aufzeigen, wie Unternehmen sicherstellen k\u00f6nnen, sich rechtzeitig von Akten und digitalen Daten zu trennen.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Bedeutung des L\u00f6schkonzepts<\/h2>\n\n\n\n

In der digitalen \u00c4ra, in der Unternehmen zunehmend auf Daten angewiesen sind, um wettbewerbsf\u00e4hig zu bleiben, wird die effektive Verwaltung dieser Daten immer wichtiger. Dabei geht es nicht nur um die Sammlung und Analyse von Daten, sondern auch um deren sichere Aufbewahrung und rechtskonforme L\u00f6schung. Ein strukturiertes L\u00f6schkonzept ist entscheidend, um sowohl den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden, als auch um die Integrit\u00e4t und Sicherheit der Daten zu gew\u00e4hrleisten. Unternehmen, die den Datenschutz ernst nehmen, k\u00f6nnen mit einem effektiven L\u00f6schkonzept nur gewinnen. Damit wird nicht nur die Privatsph\u00e4re der betroffenen Personen gewahrt, damit st\u00e4rken Unternehmen auch ihr eigenes Image und reduzieren das Risiko rechtlicher Konsequenzen.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Rechtlicher Kontext und Unsicherheiten<\/h3>\n\n\n\n

Traditionell haben sich Unternehmen in den letzten Jahrzehnten daran orientiert, Dokumente und Daten m\u00f6glichst lange aufzubewahren. Hintergrund sind die Aufbewahrungsanforderungen, die von Wirtschafts- und Finanzpr\u00fcfern nachdr\u00fccklich eingefordert wurden. Die rechtlichen Anforderungen im Bereich Datenschutz, insbesondere die der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), haben die Notwendigkeit verst\u00e4rkt, Dokumente und Daten mit Personenbezug nur so lange wie unbedingt erforderlich aufzubewahren.<\/p>\n\n\n\n

Unternehmen stehen jetzt vor der Herausforderung, die Aufbewahrungsfristen f\u00fcr verschiedene Arten von Daten genau zu kennen und einzuhalten. Das \u201elieber ein wenig l\u00e4nger aufbewahren\u201c wird datenschutzseitig stark begrenzt. Auch hier drohen rechtliche und finanzielle Konsequenzen.<\/p>\n\n\n\n

Es wird daher zunehmend wichtig, dass Unternehmen ein Konzept entwickeln, das nicht nur den ambivalenten gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch praktikabel und effizient umgesetzt werden kann.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Praktische Herausforderungen und Vorteile eines L\u00f6schkonzepts<\/h3>\n\n\n\n

Ein systematisches L\u00f6schkonzept<\/strong> vereinfacht nicht nur die Einhaltung von Datenschutzvorschriften, sondern optimiert auch die Datenverwaltung innerhalb des Unternehmens. Ein gut strukturiertes L\u00f6schkonzept erm\u00f6glicht es, Daten effizient zu identifizieren, zu kategorisieren und zu verwalten. Es stellt sicher, dass nur relevante Daten gespeichert und \u00fcberfl\u00fcssige oder veraltete Daten entfernt werden, was wiederum die Datensicherheit und -qualit\u00e4t verbessert. Ein L\u00f6schkonzept reduziert auch das Risiko von Datenlecks und hilft, den Speicherbedarf zu minimieren.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Das Rad ist bereits erfunden<\/h3>\n\n\n\n

In Punkto L\u00f6schkonzept m\u00fcssen Unternehmen das ber\u00fchmte Rad nicht neu erfinden. Die DIN-Norm DIN 63398 bietet einen Gestaltungsrahmen f\u00fcr die Erstellung von L\u00f6schkonzepten. Entlang dieser Norm k\u00f6nnen Unternehmen schrittweise ein eigenes, individuell angepasstes, L\u00f6schkonzept entwickeln.
Die DIN-Norm bietet die Grundlage, alle Anforderungen an die L\u00f6schung und Aufbewahrung von Dokumenten und Daten zu ermitteln und zu dokumentieren. Das verschafft Unternehmen endlich die erforderliche Sicherheit, wie lange wirklich aufbewahrt werden muss.
Die Antwort auf die Frage \u201ewann muss gel\u00f6scht werden\u201c erscheint dann fast zu einfach. Diese lautet: Gel\u00f6scht bzw. vernichtet wird, wenn alle Anforderungen an die Aufbewahrung erf\u00fcllt sind. Und genau diese Anforderungen sind in einem DIN-konformen L\u00f6schkonzept genau beschrieben.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Acht Schritte zu einem einfachen L\u00f6schkonzept<\/h3>\n\n\n\n
    \n
  1. Benennen Sie f\u00fcr jeden Arbeitsbereich mindestens eine Person, die f\u00fcr das Thema Aufbewahrung und L\u00f6schung in diesem Bereich zust\u00e4ndig ist<\/li>\n\n\n\n
  2. Beschreiben sie, welche Dokumente und Daten es in jedem Arbeitsbereich gibt, wie lange diese im jeweiligen Bereich f\u00fcr ihre Gesch\u00e4ftsprozesse ben\u00f6tigt werden.<\/li>\n\n\n\n
  3. Dokumentieren sie, an welchen Orten die Dokumente und Daten abgelegt werden bzw. an welche anderen Bereiche diese weitergegeben werden (\u201eDatenlandkarte\u201c).<\/li>\n\n\n\n
  4. Ermitteln sie die f\u00fcr alle Dokumente und Daten die f\u00fcr ihr Unternehmen geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (https:\/\/www.mammut-aktenvernichtung.de\/aufbewahrungfristen-2020).<\/li>\n\n\n\n
  5. Bestimmen Sie aus diesen ermittelten Anforderungen f\u00fcr die Nutzung und Aufbewahrung den Zeitpunkt, zu dem alle Anforderungen erf\u00fcllt bzw. alle Fristen abgelaufen sind. Ab hier k\u00f6nnen diese Dokumente und Daten vernichtet bzw. gel\u00f6scht werden.<\/li>\n\n\n\n
  6. Legen Sie fest, mit welchen technischen Mitteln (z. B. durch automatisierte L\u00f6schprozesse in IT-Anwendungen) oder organisatorischen Ma\u00dfnahmen (z. B. j\u00e4hrlicher Termin f\u00fcr das Aussortieren der zu vernichtenden Dokumente) alles nicht mehr erforderliche gel\u00f6scht oder vernichtet werden kann.<\/li>\n\n\n\n
  7. Protokollieren sie Datenl\u00f6schungen und die Vernichtung von Dokumenten und anderen Datentr\u00e4gern<\/li>\n\n\n\n
  8. \u00dcberlegen Sie, wie sie regelm\u00e4\u00dfig die Wirksamkeit dieser Ma\u00dfnahmen \u00fcberpr\u00fcfen k\u00f6nnen. Mindestens einmal j\u00e4hrlich sollte ein L\u00f6schkonzept auf Vollst\u00e4ndigkeit, Aktualit\u00e4t und Wirksamkeit gepr\u00fcft werden.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Ein effektives L\u00f6schkonzept erfordert eine sorgf\u00e4ltige Planung und die Integration in die bestehenden IT-Systeme des Unternehmens. Es muss klar definiert werden, wie und wann Daten gel\u00f6scht werden, und es m\u00fcssen Richtlinien und Verfahren f\u00fcr unterschiedliche Datenarten und -kategorien entwickelt werden. Technologische L\u00f6sungen wie automatisierte Datenl\u00f6schung und regelbasierte Systeme k\u00f6nnen dabei helfen, den L\u00f6schprozess zu vereinfachen und menschliche Fehler zu reduzieren. Organisatorisch ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter \u00fcber die L\u00f6schrichtlinien informiert sind und geschult werden, um die Umsetzung des Konzepts zu unterst\u00fctzen.<\/p>\n\n\n\n

    <\/div>\n\n\n\n

    Nutzen sie den Rat der Experten<\/h3>\n\n\n\n

    Ein individuelles L\u00f6schkonzept<\/strong> ist f\u00fcr Unternehmen unerl\u00e4sslich, um im Umfeld der komplexen Anforderungen an die Aufbewahrung und L\u00f6schung ein risikoarmes Ergebnis zu erreichen. Und das m\u00f6glichst mit einem wirtschaftlich vertretbaren Aufwand.<\/p>\n\n\n\n

    Nutzen Sie hierf\u00fcr den Rat von Experten. Sprechen Sie mit ihrem eigenen Datenschutzbeauftragen oder ihrer eigenen Datenschutzbeauftragten dar\u00fcber. Wenn hier noch keine ausreichenden Praxiserfahrungen vorhanden sind, unterst\u00fctzen gerne die externen Kollegen, so wie der Autor dieses Artikels.<\/p>\n\n\n\n

    <\/div>\n\n\n
    \n\n

    \u00dcber den Autor:<\/h4>\n\n\n\n

    Thomas Rosin ist Experte f\u00fcr Daten- und Informationsschutz. Er ist als Datenschutzbeauftragter und Berater f\u00fcr Unternehmen und Unternehmensgruppen mit Hauptsitz in Deutschland t\u00e4tig. Daneben lehrt er Datenschutz im Masterstudiengang Wirtschaftsinformatik an der Rheinischen Fachhochschule K\u00f6ln.<\/p>\n\n\n

    \n
    \n
    \n\n
    \"Thomas<\/figure>\n\n<\/div><\/div>\n\n
    \n\n

    Kontakt:  info@thomasrosin.de<\/a><\/p>\n

    Web:        https:\/\/www.thomasrosin.de<\/a><\/p>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n